Viele ERP-Projekte überschreiten ihr ursprüngliches Budget — nicht immer wegen fehlerhafter Angebote, sondern weil bestimmte Kostenpunkte im Vorfeld schlicht nicht mit eingeplant wurden. Dieser Artikel zeigt die häufigsten versteckten Kosten.
Kurze Antwort: Zu den am häufigsten übersehenen Kostenpunkten zählen individuelle Schnittstellenentwicklung, Datenbereinigung vor der Migration, Nachschulungen nach dem Go-Live, Anpassungen durch nicht vollständig dokumentierte Anforderungen sowie Kosten für den parallelen Betrieb von Alt- und Neusystem in der Übergangsphase.
Schnittstellenentwicklung
Standard-ERP-Systeme bringen häufig Schnittstellen zu gängigen Shopsystemen oder Buchhaltungsprogrammen mit. Individuelle Anbindungen an branchenspezifische Software oder ältere Altsysteme sind aber oft nicht im Standardpaket enthalten und müssen separat entwickelt und budgetiert werden. Mehr dazu in der Rubrik Schnittstellen & Integration.
Datenbereinigung vor der Migration
Bevor Daten aus dem Altsystem übernommen werden können, müssen Dubletten, veraltete Datensätze und inkonsistente Formate bereinigt werden. Dieser Aufwand wird in der Projektplanung häufig unterschätzt, obwohl er einen erheblichen Teil der Projektzeit beanspruchen kann.
Nachschulungen und Change Management
Eine einmalige Schulung vor dem Go-Live reicht in der Praxis selten aus. Nach den ersten Wochen im Livebetrieb zeigen sich zusätzliche Fragen, die eine zweite Schulungsrunde oder individuelle Nachschulungen einzelner Teams erfordern können.
Paralleler Betrieb während der Übergangsphase
Manche Unternehmen betreiben Alt- und Neusystem für eine Übergangszeit parallel, um Sicherheit gegen Datenverlust zu haben. Das verursacht doppelte Lizenz- oder Wartungskosten für diesen Zeitraum, die im Projektbudget mitgedacht werden sollten.
Häufige Fragen
Wie lassen sich versteckte Kosten am besten vermeiden?
Eine möglichst detaillierte Anforderungsanalyse und ein realistischer Zeitplan vor Projektstart reduzieren das Risiko unerwarteter Kosten deutlich, siehe Anforderungsanalyse vor der ERP-Auswahl.
Sollte ich einen Puffer im Budget einplanen?
Viele erfahrene Projektleiter empfehlen einen zusätzlichen Puffer für unvorhergesehene Anpassungen, dessen Höhe je nach Projektkomplexität variiert.
Sind Cloud-Systeme weniger anfällig für versteckte Kosten?
Cloud-Abos machen laufende Kosten transparenter, versteckte Kosten bei Customizing und Datenmigration können aber trotzdem entstehen. Mehr dazu im Artikel Cloud-ERP: Vor- und Nachteile.
