Wer ERP-Angebote vergleicht, stößt schnell auf drei unterschiedliche Preislogiken: nutzerbasiert (Preis pro Lizenz/Monat), transaktionsbasiert (Preis pro Bestellung oder Beleg) und Flatrate-Modelle mit unbegrenzten Nutzern ab einer bestimmten Paketstufe. Welches Modell günstiger ist, hängt direkt von der Nutzerzahl und dem Bestellvolumen des Unternehmens ab – ein kleines Team mit vielen Bestellungen fährt oft mit einer Flatrate besser, ein großes Team mit wenigen Transaktionen oft mit einem nutzerbasierten Tarif.
Das Wichtigste in Kürze
- weclapp berechnet seine ERP-Pakete strikt nutzerbasiert: 39 bis 179 Euro pro Nutzer und Monat, je nach Paket und Zahlweise.
- Xentral kombiniert beide Logiken: Der Einstiegstarif „Launch“ kostet 99 Euro/Monat plus 0,30 Euro pro Bestellung (gedeckelt auf 1.200 Bestellungen/Jahr), ab „Starter“ gilt eine Flatrate mit unbegrenzten Nutzern.
- SAP Business One lizenziert mit wenigen Ausnahmen ausschließlich nach dem Named-User-Modell – ein Concurrent-User-Modell kommt laut Anbieter-nahen Quellen nicht zur Anwendung.
- Für die Kalkulation zählt nicht nur der Grundpreis: Mindestnutzerzahlen, Transaktionsdeckel und Zusatzkosten außerhalb des Preismodells beeinflussen die tatsächliche Monatsrechnung.
Nutzerbasierte Preismodelle: Das Beispiel weclapp
Beim klassischen nutzerbasierten Modell zahlt ein Unternehmen pro aktivem Nutzeraccount – unabhängig davon, wie viele Bestellungen oder Belege im System verarbeitet werden. weclapp ist ein Beispiel für diese Preislogik in Reinform: Laut der offiziellen Preisseite kostet das Paket „ERP Starter“ 39 Euro pro Nutzer und Monat, „ERP Dienstleistung“ liegt bei 86 Euro (Jahreszahlung) beziehungsweise 95 Euro (Monatszahlung) pro Nutzer, und „ERP Handel“ bei 163 Euro (Jahreszahlung) beziehungsweise 179 Euro (Monatszahlung) pro Nutzer. Eine feste Mindestnutzerzahl nennt weclapp nicht, ab mehr als zehn Lizenzen verweist der Anbieter auf individuelle Konditionen statt auf veröffentlichte Staffelpreise.
Der Vorteil dieses Modells: Die Kosten sind für kleine, stabile Teams gut planbar. Der Nachteil zeigt sich bei saisonalen Spitzen oder stark wachsendem Bestellvolumen – wer mehr Aufträge verarbeitet, zahlt dafür bei einem rein nutzerbasierten Anbieter nicht automatisch mehr, muss aber bei wachsender Teamgröße jede zusätzliche Person einzeln lizenzieren.
Transaktions- und Hybrid-Modelle: Das Beispiel Xentral
Xentral zeigt, wie ein Anbieter beide Logiken je nach Paketstufe kombiniert. Der Einstiegstarif „Launch“ kostet laut aktueller Preisseite 99 Euro pro Monat zuzüglich 0,30 Euro pro Bestellung, gedeckelt auf maximal 1.200 Bestellungen pro Jahr und 500.000 Euro Jahresumsatz – ein klar transaktionsbasiertes Element, das sich an sehr kleine oder junge Unternehmen richtet. Im Paket „Starter“ (349 Euro/Monat) sind bereits 500 Bestellungen pro Monat enthalten, Nutzerzahl unbegrenzt. Ab „Business“ (649 Euro/Monat) und „Pro“ (849 Euro/Monat) rechnet Xentral nicht mehr pro Bestellung, sondern als Flatrate mit unbegrenzten Nutzern und unbegrenztem Bestellvolumen; die höchste Stufe „Scale“ wird individuell kalkuliert.
Für wachsende Online-Händler kann das relevant sein: Wer im Launch-Tarif das Bestelllimit regelmäßig überschreitet, zahlt faktisch für jede zusätzliche Order und sollte die Gesamtkosten gegen den nächsthöheren Flatrate-Tarif durchrechnen, bevor die Transaktionskosten den vermeintlichen Preisvorteil des Einstiegspakets aufzehren.
Named-User-Lizenzmodelle: Das Beispiel SAP Business One
Eine dritte Variante innerhalb nutzerbasierter Modelle ist die Unterscheidung zwischen Named User und Concurrent User. Beim Named-User-Modell wird eine feste Anzahl personengebundener Lizenzen vergeben; jede Person braucht einen eigenen Account, unabhängig davon, ob sie gerade im System arbeitet. Beim Concurrent-User-Modell zahlt ein Unternehmen dagegen für eine Anzahl gleichzeitiger Zugriffe, die sich mehrere Personen teilen können. Laut einer auf SAP Business One spezialisierten Fachquelle (sap-b1-blog.com) werden SAP-Business-One-Nutzer mit wenigen Ausnahmen nach der Named-User-Methode lizenziert – ein Concurrent-User-Modell kommt bei SAP Business One demnach nicht zur Anwendung.
Das hat eine praktische Konsequenz für die Kalkulation: Unternehmen mit vielen Gelegenheitsnutzern (zum Beispiel Lagerpersonal, das nur stundenweise ins System schaut) zahlen bei einem reinen Named-User-Modell für jede dieser Personen eine volle Lizenz – ein Punkt, der bei einem Angebotsvergleich explizit nachgefragt werden sollte, da öffentlich belegte Listenpreise für SAP Business One in Deutschland kaum verfügbar sind (keine Angabe).
Welches Preismodell passt zu welchem Unternehmen?
Eine pauschale Empfehlung gibt es nicht, aber einige Fragen helfen bei der Einordnung: Wie viele Personen arbeiten regelmäßig im System, und wie stabil ist diese Zahl übers Jahr? Wie viele Bestellungen oder Belege fallen monatlich an, und wie stark schwankt dieses Volumen saisonal? Und: Wächst eher die Teamgröße oder eher das Transaktionsvolumen schneller?
Ein kleines Team mit hohem, aber stabilem Bestellvolumen ist bei einem transaktionsbasierten Einstiegstarif wie Xentral Launch schnell teurer als gedacht, sobald das Bestelllimit überschritten wird – hier lohnt sich oft der direkte Wechsel in eine Flatrate-Stufe. Ein großes Team mit moderatem, planbarem Bestellvolumen fährt dagegen häufig besser mit einem nutzerbasierten Modell wie bei weclapp, sofern nicht viele Gelegenheitsnutzer mitlizenziert werden müssen. Unternehmen mit vielen Teilzeit- oder Schichtzugriffen sollten bei Named-User-Anbietern wie SAP Business One gezielt nach Lizenztypen für eingeschränkte Nutzung fragen, um nicht für volle Lizenzen zu zahlen, die nur selten genutzt werden.
Worauf bei der Wahl des Preismodells achten?
Der Grundpreis allein sagt wenig über die tatsächliche Monatsrechnung aus. Relevant sind zusätzlich: ob Schnittstellen, Support oder Updates im Grundpreis enthalten sind oder separat berechnet werden, ob es Mindestvertragslaufzeiten gibt, und wie die Kosten bei Über- oder Unterschreitung der kalkulierten Nutzer- beziehungsweise Transaktionszahl reagieren. Wer die Gesamtkosten über mehrere Jahre realistisch einschätzen will, sollte außerdem versteckte Zusatzkosten wie Einrichtung, Schulung oder individuelle Anpassungen einplanen, die unabhängig vom gewählten Preismodell anfallen können.
Häufige Fragen zu ERP-Preismodellen
Was bedeutet „nutzerbasiertes Preismodell“ bei ERP-Software?
Der Anbieter berechnet einen festen Betrag pro Monat für jeden aktiven Nutzeraccount, unabhängig vom Transaktionsvolumen. Beispiele sind die Pakete von weclapp, die durchgängig pro Nutzer und Monat abgerechnet werden.
Was ist der Unterschied zwischen Named User und Concurrent User?
Named User bezeichnet eine personengebundene Lizenz pro Mitarbeiter, unabhängig von der tatsächlichen Nutzungszeit. Concurrent User bezeichnet eine begrenzte Anzahl gleichzeitiger Zugriffe, die sich mehrere Personen teilen. SAP Business One setzt laut Fachquellen mit wenigen Ausnahmen auf das Named-User-Modell.
Lohnt sich ein transaktionsbasiertes Modell für kleine Unternehmen?
Das kann sich lohnen, solange das Bestellvolumen klar unter dem im Vertrag definierten Limit bleibt. Bei Xentral etwa ist der Einstiegstarif „Launch“ auf 1.200 Bestellungen pro Jahr begrenzt – wird dieser Wert regelmäßig überschritten, lohnt sich häufig ein Vergleich mit der nächsthöheren Flatrate-Stufe.
Wechselt man leicht von einem Preismodell zu einem anderen?
Ein Wechsel zwischen Paketstufen innerhalb eines Anbieters ist in der Regel unkompliziert möglich. Ein Wechsel des ERP-Anbieters selbst ist dagegen mit Migrationsaufwand verbunden – die konkreten Kosten und Fallstricke eines solchen Wechsels sind Thema im Artikel zu ERP-System wechseln.
Meine Einschätzung: Der Blick auf den reinen Grundpreis greift bei ERP-Preismodellen zu kurz. Entscheidend ist, wie gut das Abrechnungsmodell zur tatsächlichen Entwicklung von Teamgröße und Bestellvolumen passt – und ob die im Vertrag genannten Grenzwerte (Nutzerzahl, Transaktionsdeckel) realistisch zur eigenen Wachstumsplanung passen. Ein Angebotsvergleich lohnt sich deshalb nicht nur beim Einstiegspreis, sondern explizit auch bei den Bedingungen für das, was darüber hinausgeht.
Einen direkten Preisvergleich zweier Anbieter mit unterschiedlichen Modellen liefert der Artikel weclapp vs. Xentral. Einen breiteren Marktüberblick bietet der Artikel ERP-Anbieter im Vergleich. Wer zusätzlich mit Folgekosten nach der Einführung kalkulieren will, findet Hintergründe im Artikel zu ERP-Wartungsverträgen sowie zu ERP-Leasing und Pay-per-Use. Begriffe rund um Lizenzmodelle sind im ERP-Glossar erklärt, einen Überblick über weitere Anbieter bietet das Anbieter-Verzeichnis.
