weclapp und Xentral sind beides deutsche Cloud-ERP-Systeme für kleine und mittlere Unternehmen, unterscheiden sich aber deutlich in Zielgruppe und Preislogik: weclapp startet bei 39 Euro pro Nutzer und Monat und richtet sich mit gestaffelten Paketen an Dienstleister, Handel und wachsende Teams, während Xentral mit Preisen ab 99 Euro pro Monat und einem auftragsbasierten Modell (0,30 Euro je Bestellung) gezielt auf E-Commerce- und Handelsunternehmen mit unbegrenzter Nutzerzahl zielt. Welches System besser passt, hängt vor allem davon ab, ob die Zahl der Nutzer oder die Zahl der Bestellungen das eigentliche Kostentreiber-Kriterium ist.
Was unterscheidet weclapp und Xentral grundsätzlich?
Beide Systeme sind als SaaS aufgebaut und laufen vollständig in der Cloud, ohne lokale Installation. Der zentrale Unterschied liegt im Abrechnungsmodell: weclapp berechnet den Preis klassisch pro Nutzer und Monat, Xentral kombiniert eine monatliche Grundgebühr mit einem Limit an enthaltenen Bestellungen, darüber hinaus wird pro zusätzlicher Bestellung abgerechnet. Das macht Xentral bei stark schwankendem oder hohem Bestellaufkommen planbarer kalkulierbar, weclapp dagegen bei wachsenden Teams mit vielen gleichzeitigen Nutzern transparenter.
weclapp deckt neben der klassischen Warenwirtschaft auch CRM, Projektmanagement und Zeiterfassung ab und positioniert sich damit breiter für Dienstleister, Handel und Mischformen aus beidem. Xentral legt den Schwerpunkt stärker auf Auftragsabwicklung, Lager, Fulfillment und Marktplatz-/Shop-Anbindungen und ist damit stärker auf E-Commerce und Handel zugeschnitten.
Preise im Vergleich
Die folgenden Angaben stammen von den offiziellen Preisseiten beider Anbieter (abgerufen 01.10.2026) und beziehen sich auf die jeweils genannten Einstiegspakete:
weclapp (Preise pro Nutzer und Monat, Quelle: weclapp.com/de/preise):
- ERP Starter: 39 Euro (nur monatlich buchbar, Kontaktverwaltung, Angebote/Rechnungen, Aufgaben, Kalender, Buchhaltung)
- ERP Dienstleistung: 86 Euro monatlich bzw. 95 Euro bei jährlicher Abrechnung (zusätzlich CRM, Projektmanagement, Zeiterfassung, API-Zugang)
- ERP Handel: 163 Euro monatlich bzw. 179 Euro bei jährlicher Abrechnung (zusätzlich Lager, Einkauf, Produktion, Marktplatz-/Shop-Anbindungen)
- Enterprise: individuelles Angebot ab mehr als 10 Lizenzen
Xentral (monatliche Einstiegspreise, unbegrenzte Nutzerzahl, Quelle: xentral.com/preise):
- Launch: ab 99 Euro, bis 1.200 Bestellungen/Jahr enthalten, danach 0,30 Euro je Bestellung
- Starter: ab 349 Euro, 500 Bestellungen/Monat enthalten
- Business: ab 649 Euro, zusätzlich Automatisierung, Pick & Pack, Retourenportal
- Pro: ab 849 Euro, zusätzlich Mahnwesen, erweiterte Rechnungsstellung, Kostenstellen
- Scale: individuelles Angebot
Für ein Einzelunternehmen mit wenigen Nutzern, aber hohem Bestellaufkommen, kehrt sich der Preisvorteil schnell um: Xentral rechnet dann ohne Nutzeraufschlag, weclapp dagegen ohne Bestellobergrenze. Eine pauschale Aussage, welches System günstiger ist, lässt sich ohne konkrete Nutzer- und Bestellzahlen nicht treffen – eine strukturierte TCO-Rechnung über mindestens drei Jahre schafft hier Klarheit.
Funktionsumfang und Module
weclapp bietet oberhalb der Gesamtpakete auch einzelne Lizenzmodule einzeln buchbar an, etwa CRM ab 68 Euro, Projektverwaltung ab 19 Euro, Buchhaltung ab 39 Euro oder Lagerverwaltung ab 49 Euro monatlich (Quelle: weclapp.com/de/preise). Das erlaubt eine granularere Einstiegskonfiguration als bei Xentral, wo bereits das kleinste Paket als Gesamtsystem mit allen Kernfunktionen ausgeliefert wird.
Xentral wirbt damit, dass KI-Funktionen und ein Co-Pilot in jedem Paket enthalten sind und keine versteckten Zusatzkosten anfallen (Quelle: xentral.com/preise). Für stark individualisierte Prozesse bieten beide Anbieter höherwertige Pakete mit Beratung und Customizing an – bei weclapp ab der Enterprise-Stufe, bei Xentral ab Business/Pro.
Für wen eignet sich weclapp, für wen Xentral?
weclapp passt tendenziell zu Dienstleistern, Agenturen und Mischbetrieben aus Handel und Service, die eine enge Verzahnung von CRM, Projektabrechnung und klassischer Warenwirtschaft benötigen – ähnlich der Zielgruppe, die in unserem Beitrag zu WaWi-Software für Kleinunternehmen beschrieben wird. Xentral eignet sich eher für Onlinehändler und Handelsunternehmen mit hohem, aber planbarem Auftragsvolumen, die Wert auf Automatisierung in Lager und Versand legen.
Unternehmenshintergrund und Marktposition
Beide Anbieter sind deutsche Unternehmen mit mehrjähriger Marktpräsenz, unterscheiden sich aber in Finanzierung und Größe:
- weclapp wurde 2008 als Tochtergesellschaft der 3U Holding gegründet, der Markteintritt erfolgte 2013. Ende 2023 beschäftigte das Unternehmen über 170 Mitarbeitende an den Standorten Kitzingen, Marburg und remote. Konkrete Kundenzahlen nennt weclapp nicht öffentlich, verweist stattdessen auf Plattform-Kennzahlen: mehr als 730.900 über das System versendete Angebote mit einem Gesamtwert von 15 Milliarden Euro sowie über 14,3 Milliarden ausgestellte Rechnungen (Quelle: weclapp.com, Stand der Zahlen nicht einzeln datiert, abgerufen 01.10.2026).
- Xentral wurde 2008 als embedded projects GmbH in Augsburg gegründet und beschäftigt mehr als 200 Mitarbeitende. Das Unternehmen erhielt 2021 eine Series-A-Finanzierung über 20 Millionen US-Dollar (Sequoia Capital, Visionaries Club) und im August 2021 eine Series-B-Runde über 75 Millionen US-Dollar (Tiger Global, Meritech Capital). Zum Zeitpunkt der Series-A-Finanzierung Anfang 2021 nannte Xentral rund 1.000 Kunden; 2024 wurde das Unternehmen Presseberichten zufolge auf rund 670 Millionen Euro bewertet (Quelle: Wikipedia-Eintrag „Xentral ERP Software“, Stand der zitierten Zahlen 2021/2024).
Aktuellere, offiziell bestätigte Kundenzahlen für 2026 liegen für keinen der beiden Anbieter öffentlich vor – hier gilt: keine Angabe.
Das Wichtigste in Kürze
- weclapp rechnet pro Nutzer und Monat ab (ab 39 Euro), Xentral kombiniert Grundgebühr und Bestelllimit (ab 99 Euro, unbegrenzte Nutzer).
- weclapp deckt CRM, Projektmanagement und Warenwirtschaft gemeinsam ab, Xentral fokussiert stärker auf Auftragsabwicklung und Fulfillment.
- Bei vielen Nutzern und moderatem Bestellvolumen spricht tendenziell mehr für weclapp, bei wenigen Nutzern und hohem Bestellvolumen eher für Xentral.
- Beide Anbieter wurden 2008 gegründet, Xentral ist mit Risikokapital-Finanzierung (u. a. Sequoia, Tiger Global) deutlich stärker fremdfinanziert als weclapp.
- Öffentlich belastbare, aktuelle Kundenzahlen für 2026 liegen für beide Systeme nicht vor.
Meine Einschätzung: Der Vergleich lohnt sich vor allem als Rechenaufgabe, nicht als Bauchentscheidung. Wer die eigene Nutzerzahl und das erwartete Bestellvolumen für die nächsten zwei bis drei Jahre grob kennt, kann beide Preismodelle direkt gegenrechnen und kommt meist schneller zu einem belastbaren Ergebnis als über reine Funktionslisten. Ein kostenloser Testzeitraum – weclapp bietet 30 Tage – sollte in jedem Fall genutzt werden, bevor eine Vertragsbindung eingegangen wird.
Häufige Fragen zu weclapp vs. Xentral
Ist weclapp oder Xentral günstiger?
Das hängt von Nutzerzahl und Bestellvolumen ab. weclapp ist bei wenigen Bestellungen, aber mehreren Nutzern oft günstiger, Xentral bei vielen Bestellungen und wenigen Nutzern. Eine pauschale Antwort ohne diese Zahlen ist nicht seriös möglich.
Für welche Unternehmensgröße eignen sich weclapp und Xentral?
Beide richten sich an kleine und mittlere Unternehmen. weclapp deckt dabei auch kleinere Teams mit wenigen Nutzern gut ab, Xentral setzt mit der Launch-Stufe ebenfalls bei kleinen Unternehmen an, entfaltet seine Stärken aber stärker bei wachsendem Bestellvolumen.
Bieten beide Systeme eine kostenlose Testphase?
weclapp nennt auf der eigenen Preisseite ausdrücklich 30 Tage kostenlose Testnutzung. Für Xentral ist auf der Preisseite keine konkrete Testdauer angegeben – hier empfiehlt sich eine direkte Nachfrage beim Anbieter.
Kann ich von weclapp zu Xentral wechseln oder umgekehrt?
Technisch ist ein Wechsel möglich, da beide Systeme Exportfunktionen und APIs bieten. Der Aufwand hängt stark vom Umfang der bestehenden Daten und Schnittstellen ab und sollte vorab mit einer Datenmigrationsplanung kalkuliert werden.
Sind weclapp und Xentral mit Marktplätzen wie Amazon oder eBay kompatibel?
Beide Systeme bieten laut ihren Produktseiten Anbindungen an gängige Marktplätze und Shopsysteme an, bei Xentral gehört dies über die Pakete Business und Pro zum erweiterten Funktionsumfang, bei weclapp ist die Marktplatz-/Shop-Anbindung Teil des Pakets ERP Handel.
Weitere Anbieter-Vergleiche finden Sie in der Kategorie Anbieter & Vergleiche, etwa Odoo vs. SAP Business One, SAP Business One vs. Microsoft Dynamics 365 Business Central oder die Übersicht ERP-Anbieter im Vergleich. Ausführliche Profile beider Systeme stehen im Anbieter-Verzeichnis unter weclapp und Xentral bereit, Fachbegriffe erklärt das Glossar.
