Die Anforderungsanalyse ist der erste und wichtigste Schritt vor jeder ERP-Auswahl. Wer diesen Schritt überspringt, wählt am Ende häufig nach Marketingversprechen statt nach tatsächlichem Bedarf. Dieser Artikel zeigt, wie eine strukturierte Anforderungsanalyse abläuft.
Kurze Antwort: Eine Anforderungsanalyse dokumentiert systematisch, welche Prozesse im Unternehmen abgebildet werden müssen, welche Schnittstellen benötigt werden, wer das System nutzt und welche Ziele mit der Einführung erreicht werden sollen — bevor ein Anbieter kontaktiert wird.
Schritt 1: Ist-Prozesse dokumentieren
Zunächst wird festgehalten, wie zentrale Abläufe heute funktionieren — etwa Bestellwesen, Lagerverwaltung oder Rechnungsstellung. Dabei hilft es, Mitarbeitende aus den betroffenen Abteilungen direkt einzubeziehen, da sie die praktischen Abläufe am besten kennen.
Schritt 2: Schwachstellen und Ziele definieren
Auf Basis der dokumentierten Ist-Prozesse werden Schwachstellen identifiziert: Wo entsteht doppelte Arbeit? Wo fehlen Daten in Echtzeit? Daraus lassen sich konkrete Ziele für das neue System ableiten, etwa „Bestandsdaten in Echtzeit über alle Verkaufskanäle“.
Schritt 3: Muss- und Kann-Anforderungen trennen
Eine bewährte Methode ist die Unterscheidung zwischen unverzichtbaren Muss-Anforderungen und wünschenswerten Kann-Anforderungen. Das erleichtert später den Vergleich verschiedener Anbieter, weil klar ist, welche fehlenden Funktionen ein Ausschlusskriterium sind und welche verhandelbar bleiben.
Schritt 4: Systemauswahl auf dieser Basis
Erst mit einer fertigen Anforderungsliste sollten Anbieter kontaktiert werden. So lassen sich Angebote strukturiert vergleichen, statt sich von Präsentationen leiten zu lassen. Einen Überblick über mögliche Anbieter bietet unser Anbieter-Verzeichnis, eine erste Budgetorientierung der ERP-Finder.
Häufige Fragen
Wie lange dauert eine Anforderungsanalyse?
Je nach Unternehmensgröße und Prozesskomplexität von wenigen Tagen bis zu mehreren Wochen.
Sollte ich die Anforderungsanalyse selbst durchführen oder extern beauftragen?
Beides ist möglich; wichtig ist, dass Mitarbeitende aus den betroffenen Abteilungen einbezogen werden, unabhängig davon, wer die Analyse moderiert.
Was passiert nach der Anforderungsanalyse?
Es folgt die eigentliche Systemauswahl und anschließend die Implementierung, siehe ERP-System einführen: Ablauf und Fehler.
