Altsystem nach dem ERP-Wechsel abschalten: Wie lange Sie Daten aufbewahren und auswertbar halten müssen

Das alte Warenwirtschaftssystem darf nach dem Wechsel nicht einfach vom Netz. Für steuerlich relevante Daten verlangt das Finanzamt bis zum Ende des fünften Kalenderjahres nach der Umstellung den vollen Datenzugriff, also Einsicht im System, Auswertungen und Datenexport. Danach reicht ein maschinell auswertbarer Datenträger. Die Aufbewahrungsfristen selbst laufen länger: zehn Jahre für Bücher und Jahresabschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege, sechs Jahre für Geschäftsbriefe. Wer im März 2027 umstellt, braucht den Systemzugriff deshalb bis Ende 2032 und die Daten selbst teils bis Ende 2037.

Das Wichtigste in Kürze

• Fristen nach § 147 Abs. 3 AO: 10 Jahre für Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse, 8 Jahre für Buchungsbelege (seit 1.1.2025), 6 Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe.
• Die Frist beginnt erst am Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Buchung erfolgt ist. Abschlussbuchungen im Folgejahr verschieben sie um ein Jahr.
• Erleichterung beim Systemwechsel (§ 147 Abs. 6 AO): Nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, genügt ein maschinell auswertbarer Datenträger, solange noch keine Außenprüfung begonnen hat.
• PDF-Ausdrucke und Listen reichen nicht. Das Finanzamt kann auswertbare Daten verlangen.
• Verweigerter oder unmöglicher Datenzugriff kann ein Verzögerungsgeld von 2.500 bis 250.000 Euro auslösen (§ 146 Abs. 2c AO).

Welche Fristen für Ihre Altdaten gelten

Die Grundregel steht in § 147 Abs. 3 der Abgabenordnung. Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz vom 23.10.2024 (BGBl. 2024 I Nr. 323) hat der Gesetzgeber die Frist für Buchungsbelege zum 1.1.2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt. Die kürzere Frist gilt laut PwC (Beitrag vom 31.10.2024) für alle Belege, deren alte Zehnjahresfrist am 1.1.2025 noch nicht abgelaufen war. Für Unternehmen unter BaFin-Aufsicht greift die Verkürzung ein Jahr später.

Quelle: § 147 Abs. 1 und 3 AO in der seit 1.1.2025 geltenden Fassung, abgerufen auf gesetze-im-internet.de am 28.10.2026.

Für die Wawi wird oft übersehen: Die Ausgangsrechnungen, die das System geschrieben hat, sind Buchungsbelege. Auch wenn Ihre Finanzbuchhaltung beim Steuerberater in DATEV lief, liegen diese Belege samt Auftragshistorie im Warenwirtschaftssystem. Das macht die Wawi selbst zum aufbewahrungspflichtigen System und nicht nur zum Vorsystem, das man vergessen kann.

Zwei Regeln verschieben das Ende der Frist nach hinten. Erstens beginnt sie mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht oder der Beleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO). Zweitens läuft sie nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft (§ 147 Abs. 3 AO). Ein offener Einspruch oder eine laufende Prüfung hält die Daten also über das Kalenderdatum hinaus fest.

Die Fünfjahresregel beim Systemwechsel

Seit dem Dritten Bürokratieentlastungsgesetz (22.11.2019, BGBl. I S. 1746, in Kraft seit 1.1.2020) enthält § 147 Abs. 6 AO eine Erleichterung genau für den Systemwechsel. Wechseln Sie das Datenverarbeitungssystem oder lagern Sie Daten aus dem Produktivsystem aus, genügt es nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, die Daten „ausschließlich auf einem maschinell lesbaren und maschinell auswertbaren Datenträger“ vorzuhalten. Die Bedingung: Eine Außenprüfung hat bis dahin noch nicht begonnen.

In der Praxis heißt das: Bis zu diesem Stichtag muss der Prüfer alle drei Zugriffsarten bekommen können. Er kann Einsicht im System nehmen und es zur Prüfung nutzen (unmittelbarer Zugriff, Z1), Auswertungen nach seinen Vorgaben verlangen (mittelbarer Zugriff, Z2) oder sich die Daten in auswertbarem Format übergeben lassen (Datenträgerüberlassung, Z3). Nach dem Stichtag bleibt nur noch Z3 übrig. Den Unterschied der drei Zugriffsarten haben wir im Beitrag zur GoBD-konformen Archivierung von E-Rechnungen ausführlicher beschrieben.

Beim mittelbaren Zugriff hat das BMF mit der zweiten GoBD-Änderung vom 14.07.2025 (Rz. 166) nachgeschärft: Die Finanzbehörde kann verlangen, dass Sie oder ein beauftragter Dritter Auswertungen fahren und ihr die Ergebnisse oder einen Nur-Lese-Zugriff bereitstellen. Verlangt werden dürfen nur Auswertungen, die das vorhandene System technisch kann (Zusammenfassung von KPMG, Juli 2025). Wer seine Altdaten in ein reines Ablageformat ohne Abfragemöglichkeit überführt, schränkt also auch das ein, was er selbst noch liefern kann. Das ist kein Freibrief, sondern ein Risiko, weil Sie dann schwer belegen können, dass der Datenzugriff vollständig möglich ist.

Rechenbeispiel: Wann darf das Altsystem wirklich weg?

Ein Großhändler mit zwölf Mitarbeitern stellt am 1.3.2027 auf ein neues ERP um. Das alte System enthält Daten seit 2015. Den Jahresabschluss 2026 bucht die Buchhaltung im Mai 2027 noch im Altsystem fertig, weil die Abschlussbuchungen dort sauber gegen die Vorjahre laufen.

Das Ergebnis: Das Altsystem muss bis Ende 2032 so verfügbar sein, dass ein Prüfer darin suchen und auswerten kann. Ab dem 1.1.2033 reicht ein auswertbarer Export, und zwar bis mindestens Ende 2037. Hätte die Buchhaltung den Abschluss 2026 vor dem 31.12.2026 abgeschlossen, wäre das Hauptbuch-Ende ein Jahr früher erreicht. Das ist selten realistisch, zeigt aber, wie stark der Zeitpunkt der letzten Buchung die Rechnung bestimmt. Ob Ihr Umstellungsjahr eindeutig ist, etwa bei einem Go-live zum 1. Januar, klären Sie mit Ihrem Steuerberater, bevor Sie Stichtage in den IT-Plan schreiben.

Vier Wege, Altdaten verfügbar zu halten

Welcher Weg passt, hängt weniger von der Datenmenge ab als vom Vertragsmodell des Altsystems und davon, wer es noch bedienen kann.

Belastbare Marktpreise für diese Varianten gibt es nicht, die Kosten hängen am Altsystem und am Dienstleister (keine Angabe). Rödl & Partner weist in seinem Beitrag zur Aufbewahrung alter ERP-Systeme (5.10.2022) darauf hin, dass die Aufbewahrung nur in Form von Datenextrakten oder Druckdateien nicht zulässig ist, wenn nicht alle aufbewahrungspflichtigen Daten übertragen wurden. Kosten für den Datenzugriff trägt laut § 147 Abs. 6 AO ohnehin der Steuerpflichtige.

Welcher Weg zu Ihrer Lage passt

Wenn Sie das Altsystem gekauft haben und es lokal läuft: Stilllegen als virtuelle Maschine ist meist der günstigste Weg bis zum Ende der Fünfjahresfrist. Kurz vor dem Stichtag erzeugen Sie einen vollständigen Export für die Datenträgerüberlassung und dokumentieren, wie er entstanden ist.

Wenn das Altsystem ein Mietmodell oder SaaS ist: Hier entscheidet der Vertrag. Liegen Ihre Daten bei einem Dritten, muss dieser dem Prüfer laut § 147 Abs. 6 AO Einsicht gewähren oder die Daten übertragen. Das funktioniert nur, solange der Vertrag läuft. Verhandeln Sie vor der Kündigung einen günstigen Nur-Lese-Zugang über die Fünfjahresfrist oder ziehen Sie einen vollständigen, auswertbaren Export. Was der EU Data Act beim Anbieterwechsel an Exportrechten bringt, steht im Beitrag zum Vendor-Lock-in bei Cloud-ERP, für Odoo konkret im Artikel Daten aus Odoo exportieren beim Systemwechsel.

Wenn der Hersteller des Altsystems nicht mehr existiert oder niemand im Haus es bedienen kann: Dann ist ein Datenarchiv mit Auswertungswerkzeug oft die sicherere Wahl, auch wenn es mehr kostet. Ein System, das beim Hochfahren keiner mehr versteht, hilft in der Prüfung nicht.

Wenn eine Außenprüfung angekündigt ist oder läuft: Schalten Sie nichts ab und verändern Sie nichts. Die Fünfjahresregel greift ausdrücklich nur, wenn noch nicht mit einer Außenprüfung begonnen wurde.

Die vollständige Migration der Historie ins neue ERP lohnt sich für kleine und mittlere Händler fast nie. Sie kostet viel Mappingaufwand für Daten, die im Tagesgeschäft niemand mehr anschaut, und sie erzeugt eine neue Nachweispflicht: Sie müssen zeigen, dass die migrierten Buchungen vollständig und unverändert sind. Für die Übernahme der offenen Posten und aktiven Stammdaten gelten andere Überlegungen, die im Beitrag zur Datenmigration bei der ERP-Einführung stehen.

Typische Fehler beim Abschalten

Abschalten mit dem Go-live. Der Anlass ist meist banal: Der alte Server wird ersetzt oder der Hosting-Vertrag läuft aus. Wer im ersten Jahr nach dem Wechsel geprüft wird und kein Altsystem mehr hat, riskiert ein Verzögerungsgeld von 2.500 bis 250.000 Euro nach § 146 Abs. 2c AO und Schätzungen.

PDF-Berichte statt Daten. Ein Ordner voller Rechnungs-PDFs und Umsatzlisten ersetzt keinen auswertbaren Datenbestand. Der Prüfer will filtern, sortieren und summieren können.

Wartungsvertrag kündigen, ohne das Nutzungsrecht zu klären. Bei manchen Lizenzmodellen erlischt mit dem Wartungsvertrag auch das Recht, die Software zu starten. Lesen Sie die Lizenzbedingungen, bevor Sie kündigen. Unser Beitrag zum ERP-Wartungsvertrag zeigt, wo das typischerweise steht.

Fristende falsch berechnet. Wer vom Belegdatum statt vom Jahresende rechnet oder die Abschlussbuchungen im Folgejahr vergisst, löscht ein Jahr zu früh.

Alles für immer aufheben. Steuerlich nicht relevante personenbezogene Daten im Altsystem fallen unter die Speicherbegrenzung der DSGVO. Die Aufbewahrungspflicht deckt nur die Daten, für die sie gilt. Legen Sie fest, wer nach Fristende löscht und wie das dokumentiert wird.

Checkliste vor der Stilllegung

• Umstellungsjahr festhalten und den Stichtag für den vollen Datenzugriff ausrechnen (Ende des fünften Folgejahres).
• Für jede Datenart das späteste Fristende ermitteln, inklusive Abschlussbuchungen im Folgejahr.
• Mit dem Steuerberater klären, ob offene Bescheide, Einsprüche oder eine angekündigte Prüfung die Fristen hemmen.
• Lizenz- und Wartungsvertrag prüfen: Darf das System nach Kündigung noch gestartet werden?
• Bei Cloud- oder Mietsystemen Export oder Nur-Lese-Zugang vor Vertragsende sichern.
• Zugangsdaten, Administratorwissen und eine kurze Bedienanleitung für Prüfungsfälle hinterlegen.
• Startfähigkeit einer stillgelegten virtuellen Maschine einmal im Jahr testen.
• Die Verfahrensdokumentation um den Systemwechsel ergänzen: was, wann, wohin, wer hat geprüft.

Meine Einschätzung: Für die meisten Händler und Mittelständler ist die Kombination aus stillgelegtem, startfähigem Altsystem bis zum Ende der Fünfjahresfrist und einem sauber dokumentierten Export danach der vernünftigste Weg. Ein Archivprojekt lohnt sich erst, wenn das Altsystem technisch oder vertraglich nicht mehr zuverlässig startbar ist. Gar nichts zu planen ist die teuerste Variante, weil die Frage spätestens in der Betriebsprüfung auf den Tisch kommt.

Weitere Begriffe rund um ordnungsgemäße Buchführung im ERP erklärt das Glossar zur GoBD-Konformität, die Planung des Datenumzugs der Eintrag zur Datenmigration. Wenn Sie den Wechsel noch vor sich haben, finden Sie im Anbieter-Verzeichnis die Systeme, die infrage kommen, und in der Kategorie Ratgeber & Praxis weitere Hilfen für den Umstieg.

Häufige Fragen

Darf ich das alte Warenwirtschaftssystem nach dem Wechsel sofort abschalten?
Nein, wenn es steuerlich relevante Daten enthält. Bis zum Ende des fünften Kalenderjahres nach der Umstellung muss der volle Datenzugriff möglich sein. Erst danach genügt ein maschinell auswertbarer Datenträger.

Reicht es, alle Rechnungen als PDF zu exportieren?
Nein. Das Finanzamt kann Einsicht im System, Auswertungen und auswertbare Daten verlangen. Bild- oder Druckdateien erfüllen das für Buchungsdaten nicht.

Gilt die Achtjahresfrist auch für alte Belege?
Ja, für alle Buchungsbelege, deren Zehnjahresfrist am 1.1.2025 noch nicht abgelaufen war. Belege aus 2018 durften damit ab dem 1.1.2027 vernichtet werden, sofern keine Ablaufhemmung greift.

Was passiert, wenn eine Prüfung beginnt, bevor die fünf Jahre vorbei sind?
Dann greift die Erleichterung nicht. Sie müssen den Datenzugriff in vollem Umfang ermöglichen, auch wenn die fünf Jahre währenddessen ablaufen.

Wer zahlt den Aufwand für den Datenzugriff?
Sie selbst. § 147 Abs. 6 AO legt die Kosten ausdrücklich dem Steuerpflichtigen auf, auch wenn die Daten bei einem Dienstleister liegen.

Quellen

• § 147 AO (Abs. 1, 3, 4, 6), gesetze-im-internet.de, abgerufen am 28.10.2026
• § 146 Abs. 2c AO (Verzögerungsgeld 2.500 bis 250.000 Euro), gesetze-im-internet.de, abgerufen am 28.10.2026
• Änderungshistorie § 147 AO: Drittes Bürokratieentlastungsgesetz vom 22.11.2019 (BGBl. I S. 1746), Viertes Bürokratieentlastungsgesetz vom 23.10.2024 (BGBl. 2024 I Nr. 323), buzer.de, abgerufen am 28.10.2026
• PwC Accounting & Reporting Blog: Verkürzung der handelsrechtlichen Aufbewahrungsfrist von Buchungsbelegen im Bundesgesetzblatt verkündet, 31.10.2024
• KPMG: BMF veröffentlicht zweite Änderung der GoBD (BMF-Schreiben vom 14.07.2025), Juli 2025
• Rödl & Partner: Aufbewahrung alter ERP-Systeme, 5.10.2022

Beitragsbild: mali maeder / Pexels

Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung. Für die konkrete Fristberechnung in Ihrem Unternehmen ist Ihr Steuerberater der richtige Ansprechpartner.

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