GoBD-konform archiviert ist eine E-Rechnung im ERP, wenn sie vollständig, unveränderbar, im Originalformat (XML bzw. PDF+XML), maschinell auswertbar und innerhalb der gesetzlichen Frist jederzeit verfügbar gespeichert wird. Seit dem 1. Januar 2025 beträgt die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege acht statt zehn Jahre (Viertes Bürokratieentlastungsgesetz, § 147 AO). Reines Ablegen einer PDF im Dateisystem reicht nicht aus – das ERP-System muss das Original-XML unveränderbar vorhalten und bei einer Betriebsprüfung maschinenlesbar bereitstellen können.
Was bedeutet „GoBD-konform“ für die Archivierung von E-Rechnungen?
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) sind kein eigenständiges Gesetz, sondern eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums, zuletzt mit BMF-Schreiben vom 11.3.2024 geändert (Basis: BMF-Schreiben vom 28.11.2019). Sie konkretisieren, wie Unternehmen ihre Bücher und Belege führen und aufbewahren müssen, wenn – wie bei jedem ERP- oder WaWi-System – ein datenverarbeitungsgestütztes Buchführungssystem im Einsatz ist. Für E-Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format gelten dieselben Grundsätze wie für Papierbelege, nur eben in digitaler Form.
Die fünf GoBD-Grundsätze für die digitale Archivierung
Für die Speicherung elektronischer Rechnungen im ERP nennt die GoBD fünf Anforderungen, die ein Archivierungsmodul technisch erfüllen muss:
- Vollständigkeit: Jede empfangene oder versendete E-Rechnung muss lückenlos erfasst werden, inklusive Anhängen und Begleitdaten.
- Unveränderbarkeit: Einmal archivierte Belege dürfen nicht mehr inhaltlich verändert werden können, Änderungen müssen protokolliert (versioniert) sein.
- Originalformat: Aufbewahrt wird das maschinenlesbare Original – bei XRechnung die XML-Datei, bei ZUGFeRD das PDF mit eingebettetem XML-Datensatz, nicht nur ein ausgedrucktes oder visuell dargestelltes Abbild.
- Maschinelle Auswertbarkeit: Die Daten müssen sich mit gängiger Software durchsuchen, sortieren und filtern lassen, auch Jahre nach der Archivierung.
- Verfügbarkeit: Belege müssen innerhalb angemessener Zeit lesbar gemacht werden können – auch wenn sich zwischenzeitlich die eingesetzte ERP-Version geändert hat.
Aufbewahrungsfrist: acht statt zehn Jahre seit 2025
Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV), vom Bundesrat am 18.10.2024 verabschiedet, hat die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege in § 147 Abs. 1 Nr. 4 i. V. m. Abs. 3 Satz 1 AO sowie § 257 Abs. 1 Nr. 4 i. V. m. Abs. 4 HGB zum 1.1.2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt. Betroffen sind unter anderem Rechnungen und Rechnungskopien, Lohnabrechnungen, Quittungen und Zahlungsanweisungen. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in der Buchhaltung vorgenommen wurde; für Finanzdienstleister gilt eine einjährige Übergangsfrist. Jahresabschlüsse, Bilanzen und Inventare bleiben weiterhin zehn Jahre aufbewahrungspflichtig – im ERP sollten beide Fristen daher getrennt hinterlegt und nicht pauschal gleichgesetzt werden.
Datenzugriff bei der Betriebsprüfung: Z1, Z2, Z3
Bei einer digitalen Betriebsprüfung kann das Finanzamt auf Basis des § 147 Abs. 6 AO drei Zugriffsarten verlangen, die ein ERP-System unterstützen muss:
- Z1 – unmittelbarer Zugriff: Der Prüfer erhält einen Nur-Lese-Zugriff direkt im System und nutzt dessen eigene Auswertungsfunktionen, ohne eigene Prüfsoftware zu installieren.
- Z2 – mittelbarer Zugriff: Das Unternehmen erstellt die Auswertung nach Vorgabe des Prüfers selbst, maschinenlesbar, im Rahmen der im System vorhandenen Exportfunktionen.
- Z3 – Datenträgerüberlassung: Die prüfungsrelevanten Daten werden maschinenlesbar auf einem Datenträger übergeben; die Finanzverwaltung muss die Daten nach Abschluss der Prüfung löschen und zurückgeben.
Ein ERP-System, das E-Rechnungen nur als PDF-Anhang in einem E-Mail-Postfach vorhält statt in einer strukturiert exportierbaren Ablage, kann in der Praxis keine dieser drei Zugriffsarten zuverlässig bedienen.
Verfahrensdokumentation: Pflicht und Folgen bei Lücken
Zur GoBD-konformen Archivierung gehört zusätzlich eine schriftliche Verfahrensdokumentation: ein Ablaufplan, der beschreibt, wie E-Rechnungen im Unternehmen erfasst, geprüft, archiviert und wieder auffindbar gemacht werden – inklusive allgemeiner Unternehmensbeschreibung, Anwenderdokumentation, technischer Systemdokumentation und einer Beschreibung der Ausfallsicherung. Fehlt diese Dokumentation oder ist sie unvollständig, kann das Finanzamt die Nachvollziehbarkeit der Buchführung infrage stellen; mögliche Folgen sind Zuschätzungen zum Umsatz und Gewinn sowie ein Verzögerungsgeld, wenn die Dokumentation nicht fristgerecht nachgereicht wird. Konkrete Bußgeldbeträge sind gesetzlich nicht pauschal festgelegt, sondern richten sich nach dem Einzelfall der Prüfung.
Was ein ERP-System technisch leisten muss
In der Praxis bedeutet das für die Auswahl oder Konfiguration eines ERP- bzw. WaWi-Systems: ein revisionssicheres Archiv-Modul (oft über eine Schnittstelle zu DATEV, lexoffice oder einem dedizierten DMS angebunden), automatische Versionierung bei jeder Änderung an Belegdaten, ein Exportformat, das sich für Z1/Z2/Z3-Zugriffe eignet, und ein Backup-Konzept, das Archivdaten über die gesamte Aufbewahrungsfrist vor Verlust schützt – Details dazu im Beitrag zu ERP-Datensicherheit und Backup-Konzept. Wer die Fristen zusätzlich mit der Abschreibung der ERP-Software selbst verknüpfen will, findet im Beitrag zu ERP-Software steuerlich absetzen die passenden Nutzungsdauer-Regelungen. Eine Übersicht gängiger ERP-Begriffe rund um Archivierung und Datenzugriff bietet das Glossar; einen Überblick über Anbieter mit entsprechenden Compliance-Funktionen liefert das Anbieter-Verzeichnis. Weitere Grundlagen zum ERP-Betrieb sind in der Kategorie ERP-Grundlagen gesammelt.
Das Wichtigste in Kürze
- Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege seit 1.1.2025: acht statt zehn Jahre (§ 147 AO, BEG IV).
- Fünf GoBD-Grundsätze: Vollständigkeit, Unveränderbarkeit, Originalformat, maschinelle Auswertbarkeit, Verfügbarkeit.
- Bei Betriebsprüfungen verlangt das Finanzamt wahlweise Z1-, Z2- oder Z3-Datenzugriff – das ERP muss alle drei technisch ermöglichen können.
- Eine schriftliche Verfahrensdokumentation ist Pflicht, ihr Fehlen kann zu Zuschätzungen führen.
- Jahresabschlüsse und Bilanzen bleiben weiterhin zehn Jahre aufbewahrungspflichtig – getrennt von der Acht-Jahres-Frist für Belege verwalten.
Häufige Fragen zur GoBD-Archivierung von E-Rechnungen
Reicht es, eine E-Rechnung als PDF auszudrucken und abzulegen?
Nein. GoBD-konform ist nur die Aufbewahrung des maschinenlesbaren Originalformats (XML bei XRechnung, PDF mit eingebettetem XML bei ZUGFeRD) – ein reiner Ausdruck oder ein Screenshot erfüllt die Anforderung an die maschinelle Auswertbarkeit nicht.
Gilt die verkürzte Achtjahresfrist auch für Belege aus den Vorjahren?
Die Verkürzung gilt für Buchungsbelege, bei denen am Tag des Inkrafttretens des Gesetzes die bisherige Zehnjahresfrist noch nicht abgelaufen war – ältere, bereits unter der alten Frist laufende Belege sind entsprechend betroffen, sofern die Frist am Stichtag noch nicht ausgelaufen war.
Muss die Verfahrensdokumentation sofort bei Prüfungsbeginn vorliegen?
Ja, sie sollte im laufenden Betrieb aktuell gehalten werden – eine erst während der Prüfung erstellte Dokumentation gilt nicht als ordnungsgemäß geführt und kann die Beweiskraft der Buchführung schwächen.
Was unterscheidet Z1, Z2 und Z3 in der Praxis?
Z1 ist der direkte Lesezugriff des Prüfers im System selbst, Z2 die vom Unternehmen selbst erstellte maschinenlesbare Auswertung nach Vorgabe des Prüfers, Z3 die Übergabe der Daten auf einem Datenträger zur externen Auswertung.
Reicht die automatische Schema-Erzeugung durch das CMS für die Nachweispflicht aus?
Die GoBD-Pflichten betreffen die Archivierung der Belegdaten im ERP selbst, nicht die Darstellung auf einer Website – ein Schema-Markup auf einer Unternehmensseite ersetzt keine revisionssichere Ablage der Rechnungsdaten.
Die Verkürzung der Aufbewahrungsfrist auf acht Jahre entlastet vor allem beim Speicherplatz, ändert aber nichts an den technischen Anforderungen der GoBD selbst – wer sein ERP-System allein auf PDF-Ablage statt auf strukturierte, unveränderbare XML-Archivierung ausgelegt hat, sollte das vor der nächsten Betriebsprüfung nachrüsten, nicht erst danach.
