Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland eingehende E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD empfangen können – ohne Übergangsfrist, ein normales E-Mail-Postfach genügt als Empfangskanal. Für den Versand gelten dagegen gestaffelte Fristen: Die vollständige Versandpflicht greift erst ab 2028, Unternehmen mit bis zu 800.000 Euro Vorjahresumsatz dürfen noch bis Ende 2027 auf Papier oder PDF ausweichen. Für Betreiber eines Warenwirtschaftssystems heißt das konkret: Der Rechnungseingang im ERP muss jetzt schon E-Rechnungen verarbeiten können, und die Ausgangsrechnungs-Schnittstelle sollte rechtzeitig auf XRechnung oder ZUGFeRD vorbereitet werden, bevor die eigene Unternehmensgröße in eine der Pflicht-Phasen hineinwächst.
Das Wichtigste in Kürze:
- Empfang: seit 1.1.2025 für alle Unternehmen verpflichtend, keine Übergangsfrist, ein E-Mail-Postfach reicht als Empfangskanal (BMF-Schreiben vom 15.10.2024).
- Versand Phase 1 (bis 31.12.2026): Papier- und, mit Zustimmung des Empfängers, auch PDF-Rechnungen bleiben zulässig.
- Versand Phase 2 (bis 31.12.2027): Verlängerung für Unternehmen mit maximal 800.000 Euro Umsatz im Vorjahr; zusätzlich dürfen EDI-Verfahren bis Ende 2027 weiterverwendet werden.
- Ab 2028: E-Rechnung bei inländischen B2B-Umsätzen zwischen im Inland ansässigen Unternehmen vollständig verpflichtend.
- Zwei zulässige Formate: XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (PDF/A-3 mit eingebettetem XML) – beide auf der europäischen Norm EN 16931 aufgebaut.
- Ausnahmen bestehen für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise, steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8–29 UStG und für den Versand durch Kleinunternehmer.
Was sich zum 1. Januar 2025 bereits geändert hat
Während über die Versandpflicht noch bis 2028 diskutiert wird, ist ein Teil der Reform längst in Kraft: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, eine E-Rechnung von einem anderen inländischen Unternehmen entgegenzunehmen. Für diese Empfangspflicht gibt es laut BMF-Schreiben vom 15.10.2024 keine Übergangsfrist – sie gilt unabhängig von Unternehmensgröße oder Umsatz, auch für Kleinunternehmer. Als Empfangskanal reicht formal ein normales E-Mail-Postfach aus; ein spezielles Portal oder eine zertifizierte Schnittstelle ist dafür nicht vorgeschrieben. In der Praxis bedeutet das für ein WaWi-System aber trotzdem Mehraufwand: Eine eingehende XRechnung ist eine XML-Datei ohne visuelle Darstellung, die ohne passenden Viewer oder eine Einlesefunktion im ERP kaum sinnvoll weiterverarbeitet werden kann.
Die drei Phasen der Versandpflicht
Für den Versand eigener Rechnungen hat das Bundesfinanzministerium eine gestaffelte Übergangsregelung festgelegt, die an der Unternehmensgröße ansetzt:
- Phase 1, bis 31.12.2026: Rechnungen dürfen weiterhin als Papier- oder, mit Zustimmung des Empfängers, als PDF-Rechnung verschickt werden. Diese Phase gilt für B2B-Umsätze aus den Jahren 2025 und 2026.
- Phase 2, bis 31.12.2027: Dieselbe Erleichterung gilt für Umsätze aus 2027, allerdings nur noch für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro. Zusätzlich bleibt die Übermittlung per EDI-Verfahren in anderen Formaten als XRechnung bis Ende 2027 möglich.
- Phase 3, ab 2028: Nach Ablauf der Übergangsfristen ist die E-Rechnung für alle Unternehmensgrößen bei inländischen B2B-Umsätzen zwischen im Inland ansässigen Unternehmen vollständig verpflichtend (Quelle: BMF-Schreiben vom 15.10.2024, zusammengefasst u. a. im PwC-Umsatzsteuer-Newsletter vom 29.10.2024).
Die 800.000-Euro-Grenze ist damit die zentrale Stellschraube: Wer 2026 knapp über dieser Marke liegt, hat faktisch nur bis Ende 2026 Zeit, bevor die E-Rechnung zur Pflicht wird – wer darunter liegt, gewinnt ein zusätzliches Jahr. Das Zieldatum für die eigene ERP-Anbindung sollte entsprechend an der tatsächlichen Umsatzentwicklung ausgerichtet werden, nicht pauschal am spätesten möglichen Termin 2028.
XRechnung oder ZUGFeRD: Welches Format passt ins ERP?
Beide zulässigen Formate bauen auf der europäischen Norm EN 16931 auf, unterscheiden sich aber technisch deutlich:
- XRechnung ist ein reines XML-Format ohne visuelle Komponente – für die Anzeige wird ein Viewer oder eine entsprechende Software benötigt. Es ist eine sogenannte CIUS (Core Invoice Usage Specification) mit zusätzlichen deutschen Geschäftsregeln und war ursprünglich vor allem für B2G-Rechnungen (Business-to-Government) vorgeschrieben. Aktuelle Fassung: Version 3.0.2.
- ZUGFeRD ist ein Hybridformat: eine PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML, die sowohl menschenlesbar als auch maschinell verarbeitbar ist. Aktuelle Version: 2.5.2, gültig seit dem 1. September 2026.
Für die ERP-Anbindung ist der praktische Unterschied relevant: Bei ZUGFeRD verarbeitet das System eine einzige Datei für Mensch und Maschine, muss aber sicherstellen, dass PDF-Ansicht und eingebettete XML-Daten nicht auseinanderlaufen. XRechnung liefert einen einzelnen, konsistenten Datensatz, erfordert dafür aber zusätzliche Validierungslogik und einen Viewer für die manuelle Kontrolle. Welches Format im Einzelfall sinnvoll ist, hängt davon ab, was der jeweilige Kunde oder Auftraggeber tatsächlich verlangt – ein ZUGFeRD-Dokument mit EN-16931-Profil erfüllt nicht automatisch alle XRechnung-Anforderungen. Wer sein WaWi-System an die Finanzbuchhaltung über DATEV oder lexoffice anbindet, sollte bei der Umstellung direkt mit dem Steuerberater oder Buchhaltungsdienstleister klären, welches Format auf dieser Schnittstelle ankommen soll.
Wer ist von der Pflicht ausgenommen?
Nicht jede Rechnung muss im neuen Format ausgestellt werden:
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro können weiterhin in anderen Formaten ausgestellt werden.
- Fahrausweise sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.
- Steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8–29 UStG fallen nicht unter die Pflicht.
- Kleinunternehmer müssen selbst keine E-Rechnungen versenden, auch wenn sie – wie alle anderen Unternehmen – ab 2025 solche empfangen können müssen.
- B2C-Rechnungen an Privatpersonen sind von der Regelung nicht betroffen.
Zur Reichweite ins Ausland macht das BMF-Schreiben eine klare Einschränkung: Die Pflicht gilt für Umsätze zwischen Unternehmen, die beide im Inland ansässig sind. Für grenzüberschreitende Rechnungen gelten andere Regelungen – hierzu lohnt sich im Einzelfall eine Rückfrage beim Steuerberater, belastbare pauschale Aussagen dazu liegen für diesen Artikel nicht vor (keine Angabe).
Was WaWi-Betreiber jetzt konkret prüfen sollten
- Kann das aktuelle ERP-System eingehende XRechnung- oder ZUGFeRD-Dateien überhaupt einlesen und anzeigen, oder landen sie bislang nur als unlesbarer XML-Anhang im Postfach?
- Unterstützt die Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung bereits den Import und Export von E-Rechnungsformaten, oder ist hier ein Update beim Anbieter nötig?
- Erzeugen angebundene Zahlungsanbieter-Schnittstellen oder der Onlineshop-Anbindung aktuell schon Rechnungsdaten, die sich strukturiert weiterverarbeiten lassen, oder nur PDF-Dokumente?
- Liegt der eigene Vorjahresumsatz nah an der 800.000-Euro-Grenze – und wenn ja, wie wirkt sich das auf die eigene Umstellungsfrist aus?
- Ist die Pflicht zur Archivierung der strukturierten XML-Daten (nicht nur des PDF-Ausdrucks) im Dokumentenmanagement des ERP bereits berücksichtigt?
Im ERP-Anbieter-Verzeichnis lässt sich vorab vergleichen, welche Systeme XRechnung und ZUGFeRD bereits standardmäßig unterstützen, bevor ein größeres Update- oder Migrationsprojekt angestoßen wird.
Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht im ERP
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen versenden?
Nein, Kleinunternehmer sind von der Versandpflicht ausgenommen. Empfangen müssen aber auch sie E-Rechnungen können, seit dem 1.1.2025 ohne Übergangsfrist.
Reicht eine PDF-Rechnung 2026 noch aus?
Ja, in Phase 1 (bis 31.12.2026) ist eine PDF-Rechnung weiterhin zulässig, sofern der Empfänger zustimmt. Ab 2027 gilt das nur noch für Unternehmen mit maximal 800.000 Euro Vorjahresumsatz.
Welches Format sollte ich fürs ERP wählen, XRechnung oder ZUGFeRD?
Das hängt von den Anforderungen der Rechnungsempfänger ab. ZUGFeRD eignet sich, wenn sowohl eine lesbare PDF-Ansicht als auch maschinenlesbare Daten gebraucht werden; XRechnung ist oft dort vorgeschrieben, wo ausschließlich mit den strukturierten Daten weitergearbeitet wird, etwa bei Behördenkunden.
Was passiert, wenn mein ERP noch keine E-Rechnungen empfangen kann?
Die Pflicht zum Empfang besteht unabhängig von der technischen Ausstattung des eigenen Systems. Zu konkreten Bußgeldern bei Nichterfüllung der Empfangspflicht liegen für diesen Artikel keine belastbaren, einheitlichen Angaben vor (keine Angabe) – unabhängig davon ist eine technische Lösung in jedem Fall sinnvoll, um eingehende Rechnungen überhaupt verarbeiten zu können.
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen ins Ausland?
Die hier beschriebene Pflicht bezieht sich laut BMF-Schreiben auf B2B-Umsätze zwischen Unternehmen, die beide im Inland ansässig sind. Für grenzüberschreitende Geschäftsbeziehungen gelten andere Regelungen, die im Einzelfall mit dem Steuerberater geklärt werden sollten.
Meine Einschätzung: Die Versandpflicht wirkt durch die gestaffelten Fristen bis 2028 noch komfortabel weit weg, besonders für kleinere Unternehmen unterhalb der 800.000-Euro-Grenze. Die Empfangspflicht gilt aber schon jetzt – und genau hier zeigt sich in der Praxis oft die größere Lücke, weil eingehende XRechnungen ohne passende Einlesefunktion im ERP schlicht nicht sinnvoll verarbeitet werden können. Wer die Umstellung der eigenen Rechnungsausgangs-Schnittstelle erst 2027 angeht, läuft Gefahr, dass Update-Kapazitäten beim eigenen ERP-Anbieter dann knapp werden, weil viele andere Unternehmen zur gleichen Zeit umstellen. Ein Blick auf den aktuellen Stand beim eigenen ERP-Anbieter lohnt sich daher schon jetzt, auch wenn die eigene Unternehmensgröße formal noch Zeit bis 2027 oder 2028 gibt.
