Die Datenmigration verschlingt bei einer ERP-Einführung typischerweise 15 bis 20 Prozent des gesamten Implementierungsbudgets und dauert im Mittelstand 2 bis 4 Monate. Rund 83 Prozent der Migrationsprojekte überschreiten dabei laut Branchenerhebungen ihr Budget oder ihren Zeitrahmen – meist wegen unsauberer Altdaten, die vor dem eigentlichen Umzug ins neue System nicht gründlich genug bereinigt wurden.
Welchen Anteil hat die Datenmigration am ERP-Projekt?
Auf die Datenmigration entfallen nach Branchenzahlen 15 bis 20 Prozent der gesamten Implementierungskosten – bei einem typischen Mittelstandsbudget von 130.000 bis 430.000 Euro entspricht das rund 20.000 bis 80.000 Euro.
Von diesem Betrag fließen häufig 15.000 bis 40.000 Euro in externe Dienstleistungen, während der interne Aufwand der Key-User als Opportunitätskosten mit weiteren 40.000 bis 170.000 Euro zu Buche schlägt (Quelle: find-your-software.de). Diese Größenordnung wird bei Kostenschätzungen für ERP-Projekte häufig unterschätzt, weil Migrationsaufwand oft nur als technischer Nebenschritt und nicht als eigenständiger Kostenblock eingeplant wird. Eine vollständige Übersicht aller Kostenfaktoren einer ERP-Einführung liefert der Beitrag Was kostet ein ERP-System wirklich?, häufig übersehene Zusatzkosten sind im Artikel Versteckte Kosten bei ERP-Projekten zusammengefasst.
Warum scheitern so viele Migrationsprojekte an Budget oder Zeitplan?
Rund 83 Prozent der Datenmigrationsprojekte überschreiten laut einer Branchenerhebung ihr Budget oder ihren Zeitrahmen – meist weil die Qualität der Altdaten vor Projektstart nicht realistisch eingeschätzt wurde.
Diese hohe Quote hat einen einfachen Grund: Datenmigration wird oft als reine IT-Aufgabe behandelt, obwohl der eigentliche Aufwand in der fachlichen Bereinigung liegt – Dubletten zusammenführen, veraltete Sätze aussortieren, uneinheitliche Artikelnummern vereinheitlichen, doppelt geführte Lieferanten konsolidieren (Quelle: find-your-software.de). Wie stark sich mangelhafte Datenqualität konkret auswirken kann, zeigt ein dokumentiertes Praxisbeispiel: Bei einem Elektrogroßhändler waren rund 35 Prozent der Artikelstammdaten unvollständig oder doppelt angelegt. Das Unternehmen führte daraufhin eine dreimonatige Bereinigungsphase durch, bevor die eigentlichen Produktivdaten migriert wurden – und ersparte sich dadurch nach eigener Einschätzung mehrere Wochen Nacharbeit nach dem Go-Live (Quelle: omark-eg.de).
Welche weiteren Ursachen neben der Datenmigration häufig zum Scheitern von ERP-Projekten führen und wie der Faktor Mensch dabei hineinspielt, beschreibt der Beitrag Change Management bei der ERP-Einführung.
Wie lange dauert die Datenmigration in der Praxis?
Bei mittelständischen ERP-Projekten dauert die eigentliche Migration typischerweise 2 bis 4 Monate, wobei allein die Datenanalyse vor der ersten Testmigration oft schon mehrere Wochen in Anspruch nimmt.
Über die gesamte Projektlaufzeit hinweg binden Key-User zwischen 20 und 50 Prozent ihrer Arbeitszeit für Datenprüfung, Testmigrationen und Abnahmen (Quelle: find-your-software.de). Diese Bindung wird bei der Personalplanung häufig unterschätzt, weil sie nicht als separate Rolle, sondern als Zusatzaufgabe neben dem Tagesgeschäft eingeplant wird. Ein weiteres dokumentiertes Beispiel aus dem Pharmagroßhandel zeigt, wie sich unvollständige Datenvorbereitung nach dem Go-Live fortsetzt: In einer sechswöchigen Nachbetreuungsphase mussten dort 23 kleinere Anpassungen nachgezogen werden – ohne diese Korrekturen hätte das System nach Einschätzung des Anwenders nur zu rund 70 Prozent genutzt werden können (Quelle: omark-eg.de). Den allgemeinen zeitlichen Ablauf einer ERP-Einführung mit allen Phasen zeigt der Beitrag ERP-System einführen: Ablauf, Phasen und typische Fehler.
Welche Daten müssen migriert werden – und was muss archiviert bleiben?
Neben Stammdaten wie Artikeln, Kunden und Lieferanten sowie Bewegungsdaten wie offenen Bestellungen müssen steuerrelevante Altdaten gesondert behandelt werden, da für sie eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 8 bis 10 Jahren gilt.
Diese Aufbewahrungspflicht nach GoBD und § 147 Abgabenordnung bedeutet in der Praxis: Nicht alle Altdaten müssen zwingend ins neue System migriert werden, aber sie müssen über die gesamte Frist hinweg lesbar und prüfbar archiviert bleiben, etwa über einen dokumentierten Datenexport aus dem Altsystem oder ein separates Archivsystem (Quelle: find-your-software.de). Wer diesen Punkt in der Migrationsplanung übersieht, riskiert bei einer späteren Betriebsprüfung, geforderte Altdaten nicht mehr in prüffähiger Form vorlegen zu können.
Eine strukturierte Anforderungsanalyse vor der Systemauswahl hilft, Umfang und Qualität der zu migrierenden Daten frühzeitig realistisch einzuschätzen – ein methodisches Vorgehen dazu beschreibt der Beitrag Anforderungsanalyse vor der ERP-Auswahl. Fachbegriffe rund um Migration und Datenbereinigung klärt das Glossar, einen Marktüberblick über Anbieter mit Migrationserfahrung bietet das Anbieter-Verzeichnis.
Häufige Fragen zur Datenmigration bei der ERP-Einführung
Wie viel Prozent des ERP-Budgets sollte für die Datenmigration eingeplant werden?
Nach Branchenzahlen üblicherweise 15 bis 20 Prozent des gesamten Implementierungsbudgets – bei unsauberen Altdaten oder besonders komplexen Datenstrukturen kann der Anteil höher ausfallen.
Wer sollte die Datenbereinigung vor der Migration übernehmen?
In der Praxis übernehmen meist die fachlich zuständigen Key-User die inhaltliche Prüfung, während externe Dienstleister oder die IT die technische Umsetzung begleiten. Reine IT-Projekte ohne Fachbereichsbeteiligung führen häufiger zu den dokumentierten Nacharbeiten nach dem Go-Live.
Müssen alte Buchhaltungsdaten vollständig ins neue ERP-System übernommen werden?
Nicht zwingend vollständig, aber sie müssen über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 8 bis 10 Jahren nach GoBD und § 147 AO lesbar und prüffähig archiviert bleiben, auch wenn sie nicht aktiv im neuen System geführt werden.
Was passiert, wenn die Datenmigration unvollständig durchgeführt wird?
Dokumentierte Praxisfälle zeigen, dass unvollständige Migrationen zu wochenlanger Nacharbeit nach dem Go-Live führen können und die tatsächliche Systemnutzung spürbar einschränken, bis alle Korrekturen nachgezogen sind.
