Ein ERP-Anbieter wirbt mit einem „IDW PS 880 Testat“ oder einer „GoBD-Zertifizierung“ für sein System. Für viele Einkäufer klingt das nach einem Freifahrtschein: Software hat das Testat, also ist die Buchführung automatisch ordnungsgemäß. Das ist falsch, und genau dieser Irrtum kostet Unternehmen im Ernstfall die Beweiskraft ihrer Bücher. Das Testat bescheinigt etwas anderes, enger Gefasstes, als die Werbung suggeriert.
Dieser Beitrag zeigt, was der Prüfungsstandard IDW PS 880 tatsächlich prüft, wo seine Grenzen liegen und worauf Sie als Käufer eines Warenwirtschafts- oder ERP-Systems beim Blick auf ein solches Testat achten sollten.
Das Wichtigste in Kürze
- IDW PS 880 heißt offiziell „Erteilung und Verwendung von Softwarebescheinigungen“ und prüft, ob eine Software bei sachgerechter Anwendung eine den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechende Rechnungslegung ermöglicht.
- Das Testat bescheinigt die Software als Produkt, nicht den tatsächlichen Einsatz im einzelnen Unternehmen. Customizing, Berechtigungskonzept und Nutzung bleiben außen vor.
- Eine Kurzbescheinigung ohne Prüfbericht ist laut Standard unzulässig, und das Zertifikat darf nicht unbegrenzt im Internet oder in Massen-Mailings verwendet werden.
- Die GoBD selbst wurden zuletzt mit BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 aktualisiert und sind seitdem mit sofortiger Wirkung anzuwenden.
- Namhafte ERP-Hersteller wie GWS (gevis ERP, 2022) haben sich extern nach IDW PS 880 testieren lassen, die Praxis ist seit Jahren etabliert, zuletzt dokumentiert für Softwareprodukte über mehrere Branchen hinweg.
Was IDW PS 880 wirklich prüft
Der Prüfungsstandard des Instituts der Wirtschaftsprüfer (IDW) trägt offiziell den Titel „Erteilung und Verwendung von Softwarebescheinigungen“. Er gilt für Software, die für die Ordnungsmäßigkeit der Rechnungslegung relevant ist, und das trifft auf praktisch jedes ERP- und Warenwirtschaftssystem zu, das Belege, Journale oder Konten verarbeitet.
Das Prüfungsziel formuliert der Standard präzise: Die Software „ermöglicht bei sachgerechter Anwendung eine den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechende Rechnungslegung“. Entscheidend ist der Nebensatz. Das Testat sagt etwas über die Software aus, nicht über deren konkrete Nutzung bei Ihnen im Haus.
Nach der Einordnung von Rödl & Partner umfasst die Prüfung vier Gegenstände:
- die Entwicklungsumgebung samt Test- und Freigabeverfahren des Herstellers,
- die notwendigen Programmfunktionen für Beleg-, Journal- und Kontenführung,
- die Softwaresicherheit auf Basis der IT-Grundschutz-Anforderungen des BSI,
- und die tatsächliche Funktionsfähigkeit der geprüften Programmfunktionen.
Die Prüfung läuft kriterienbasiert: Hersteller und Prüfungsgesellschaft legen vorab einen Kriterienkatalog fest, gegen den geprüft wird. Zwei Hersteller können also unterschiedlich umfangreiche Testate besitzen, je nachdem, welche Module und Funktionen im Katalog standen.
Was das Testat ausdrücklich nicht abdeckt
Der Standard selbst nennt mehrere Einschränkungen, die in der Vermarktung gern untergehen.
| Behauptung aus der Werbung | Was der Standard tatsächlich sagt |
|---|---|
| „Zertifizierte Software muss nicht mehr geprüft werden“ | Falsch. Einzelfallprüfungen bleiben nötig, etwa für Customizing, Schnittstellen und das Berechtigungskonzept. |
| „Das Testat gilt für jede Version und jedes Modul“ | Nur für die geprüften Programmteile. Bei Folgeversionen müssen nur die geänderten Teile und deren Auswirkungen erneut geprüft werden. |
| „Ein kurzer Zertifikats-Aufdruck reicht als Nachweis“ | Unzulässig. Eine Kurzbescheinigung ohne zugehörigen Prüfbericht ist wegen der Fehlinterpretationsgefahr nicht erlaubt. |
| „Wir stellen das Zertifikat frei ins Netz“ | Eingeschränkt. Die Prüfungsgesellschaft darf nicht als Werbeaussage missbraucht werden, das Zertifikat ist auf Anfrage herauszugeben, nicht für den Massenversand gedacht. |
Für Sie als Käufer heißt das: Ein Testat ist ein Indiz für handwerklich saubere Softwareentwicklung. Es ersetzt keine eigene Prüfung, ob Ihr konkretes Setup, Ihre Rechtevergabe und Ihre Prozesse den GoBD entsprechen.
Zwei Beispiele aus der ERP-Praxis
Dass ERP-Hersteller sich tatsächlich testieren lassen, zeigen zwei öffentlich dokumentierte Fälle. Die GWS Gesellschaft für Warenwirtschafts-Systeme mbH aus Münster meldete am 12. Januar 2022, dass ihr ERP-System gevis nach einer externen Softwareprüfung ein IDW-PS-880-Testat erhalten hat. Deutlich länger zurück liegt der Fall von Apprise ERP, einem US-amerikanischen ERP-System für Konsumgüterunternehmen: Am 7. Februar 2016 ließ der Hersteller seine Buchhaltungs- und Finanzmodule durch die Kanzlei Lang GbR aus Ulm nach IDW PS 880 prüfen, um deutschen Kunden den Nachweis zu erleichtern. Beide Beispiele zeigen denselben Punkt: Es wird ein konkretes Modul oder eine konkrete Version zu einem bestimmten Zeitpunkt geprüft, nicht das Produkt „für immer“.
Checkliste: Was Sie beim Testat eines Anbieters prüfen sollten
- Liegt ein vollständiger Prüfbericht vor, oder nur ein Logo beziehungsweise ein Satz auf der Website? Ohne Bericht fehlt die Grundlage.
- Für welche Version und welche Module wurde geprüft? Fragen Sie konkret nach, ob Ihre geplante Version und Ihre benötigten Module Teil der Prüfung waren.
- Wann wurde geprüft? Ein Testat von vor fünf Jahren sagt wenig über die aktuelle Version aus, wenn seitdem größere Releases erschienen sind.
- Welche Wirtschaftsprüfungsgesellschaft hat testiert? Das Testat darf nach dem Standard nur von Wirtschaftsprüfern oder Wirtschaftsprüfungsgesellschaften erteilt werden.
- Was war Teil des Kriterienkatalogs? Da die Prüfung kriterienbasiert ist, lohnt der Blick, ob Sicherheits- und Berechtigungsthemen überhaupt enthalten waren.
- Haben Sie Ihr eigenes Customizing, Ihre Schnittstellen und Ihr Berechtigungskonzept separat geprüft oder prüfen lassen? Das deckt kein Hersteller-Testat ab.
Wenn-Dann: Wie Sie je nach Situation vorgehen
Wenn ein Anbieter ein aktuelles, vollständiges IDW-PS-880-Testat für Ihre Version vorlegen kann, dann ist das ein echtes Qualitätsmerkmal, das die Entwicklung und die Grundfunktionen betrifft. Fordern Sie trotzdem den Prüfbericht an, nicht nur das Zertifikat.
Wenn der Anbieter nur mit dem Begriff „GoBD-konform“ wirbt, aber kein Testat nennt, dann handelt es sich um eine Selbstauskunft ohne externe Prüfung. Das ist nicht automatisch schlecht, verdient aber eine kritischere Nachfrage, etwa nach einer eigenen Verfahrensdokumentation.
Wenn das vorgelegte Testat mehrere Jahre alt ist und zwischenzeitlich neue Versionen erschienen sind, dann fragen Sie gezielt, ob und wann eine Nachprüfung der geänderten Teile stattgefunden hat. Der Standard verlangt das bei relevanten Änderungen ausdrücklich.
Wenn Sie ein System ohne jedes Testat einsetzen oder einsetzen wollen, dann ersetzt eine eigene, saubere Verfahrensdokumentation nach GoBD einen Teil der fehlenden externen Prüfung. Sie bleibt in jedem Fall zusätzlich notwendig, auch bei zertifizierter Software.
Typische Fehler beim Umgang mit dem Testat
- Das Zertifikat wird als Freibrief verstanden und die eigene Verfahrensdokumentation vernachlässigt, obwohl Betriebsprüfer genau diese Dokumentation verlangen können.
- Niemand prüft, ob das Testat tatsächlich die eingesetzte Version und die genutzten Module abdeckt, weil ein Logo auf der Anbieter-Website als ausreichend gilt.
- Das Berechtigungskonzept und individuelles Customizing werden nie separat betrachtet, obwohl genau dort laut Standard die Lücke zur zertifizierten Grundversion entsteht.
- Ein Anbieter zeigt nur eine Kurzbescheinigung ohne Prüfbericht vor, und niemand fragt nach dem vollständigen Dokument, das der Standard eigentlich voraussetzt.
Warum das Thema seit Juli 2025 wichtiger geworden ist
Die GoBD selbst sind kein statisches Regelwerk. Mit BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 (Az. IV D 2 – S 0316/00128/005/088) hat das Bundesfinanzministerium die Grundsätze zuletzt angepasst, unter anderem im Zusammenhang mit der seit Januar 2025 geltenden E-Rechnungspflicht im ERP. Die Änderungen betreffen etwa die Frage, wann eine bildhafte Kopie einer Rechnung zusätzlich zur strukturierten Datei aufbewahrt werden muss. Für ERP-Systeme bedeutet das: Ein Testat von 2022 oder früher konnte diese Konkretisierungen naturgemäß noch nicht berücksichtigen. Die GoBD-konforme Archivierung von E-Rechnungen im ERP bleibt deshalb ein eigenständiger Prüfpunkt, unabhängig davon, ob ein allgemeines Softwaretestat vorliegt.
Wer sein System gerade neu auswählt, sollte das Thema ohnehin ins ERP-Lastenheft aufnehmen und von Anbietern konkrete Nachweise statt Marketingaussagen verlangen. Wer stattdessen nur auf allgemeine Cloud-ERP-Zertifizierungen wie ISO 27001 oder BSI C5 schaut, deckt damit Informationssicherheit ab, aber nicht die hier beschriebene Buchführungsprüfung nach IDW PS 880. Beides sind unterschiedliche Nachweise für unterschiedliche Fragestellungen.
Häufige Fragen zum GoBD-Testat im ERP
Ist ein IDW-PS-880-Testat gesetzlich vorgeschrieben?
Nein. Es gibt keine gesetzliche Pflicht, ein ERP-System testieren zu lassen. Die GoBD-Konformität kann auch ohne externes Testat über eine eigene Verfahrensdokumentation nachgewiesen werden.
Schützt mich ein Testat vor Beanstandungen bei einer Betriebsprüfung?
Nicht vollständig. Das Testat betrifft die Software als Produkt. Die Betriebsprüfung schaut zusätzlich auf Ihre konkrete Nutzung, Ihr Berechtigungskonzept und Ihre Verfahrensdokumentation im Unternehmen.
Wie lange gilt ein IDW-PS-880-Testat?
Der Standard nennt keine feste Gültigkeitsdauer. Bei neuen Versionen müssen laut Standard die geänderten Teile und deren Auswirkungen erneut geprüft werden, ein altes Testat für eine veraltete Version verliert damit praktisch an Aussagekraft.
Was kostet eine Prüfung nach IDW PS 880?
Dazu liegen keine öffentlichen Angaben vor. Die Kosten richten sich nach dem vereinbarten Kriterienkatalog und dem Prüfungsumfang und werden individuell zwischen Hersteller und Wirtschaftsprüfungsgesellschaft verhandelt.
Gilt ein Testat auch für Cloud- beziehungsweise SaaS-Versionen desselben ERP-Systems?
Nicht automatisch. On-Premise- und Cloud-Variante können technisch unterschiedlich aufgebaut sein, fragen Sie deshalb gezielt, ob sich das vorgelegte Testat auf genau die Bereitstellungsform bezieht, die Sie einsetzen wollen.
Meine Einschätzung: Ein IDW-PS-880-Testat ist ein nützliches, aber begrenztes Signal. Es lohnt sich, danach zu fragen, vor allem bei Anbietern, die ohnehin schon mit Rechtssicherheit werben, denn ein Hersteller, der sich der externen Prüfung stellt, hat in der Regel auch an anderer Stelle saubere Entwicklungsprozesse. Für sehr kleine Unternehmen mit wenigen, einfachen Buchungsvorgängen lohnt sich der Aufwand kaum, hier reicht häufig eine knappe eigene Verfahrensdokumentation, kombiniert mit dem Rat des Steuerberaters. Wer dagegen mehrstufige Freigabeprozesse, mehrere Mandanten oder viele verschiedene Schnittstellen betreibt, sollte das Testat als einen von mehreren Bausteinen behandeln und nicht als Ersatz für die eigene Prüfung der Berechtigungen und des Customizings.
Einen Überblick über geprüfte und unabhängig bewertete Systeme finden Sie im Anbieter-Verzeichnis, Fachbegriffe rund um GoBD und Buchführungspflichten erklärt das ERP-Glossar.
