ERP-Anbieter-Insolvenz: Was mit Lizenz, Daten und Software passiert

Ein ERP-Anbieter meldet Insolvenz an, und die erste Frage im Unternehmen lautet selten „Wie konnte das passieren?“ Sie lautet: „Läuft unser System morgen noch?“ Die Antwort hängt nicht vom guten Willen des Insolvenzverwalters ab, sondern vom genauen Zuschnitt des Lizenzvertrags. Wer einen Dauerschuldvertrag mit laufenden Zahlungen hat, sitzt rechtlich anders als wer eine Lizenz vollständig bezahlt hat.

Dieser Beitrag ordnet ein, was bei der Insolvenz eines ERP- oder WaWi-Anbieters tatsächlich passiert, welche Lizenzmodelle das Verfahren überstehen, wie eine Escrow-Vereinbarung als Absicherung funktioniert und was zwei reale Insolvenzfälle aus der ERP-Branche lehren. Weiterführende Hintergründe zu Vertragsgestaltung finden Sie auch im Glossar und im Anbieter-Verzeichnis.

Das Wichtigste in Kürze

• Bei insolvenzbedingt noch offenen Verträgen entscheidet laut § 103 InsO der Insolvenzverwalter, ob er den Vertrag fortführt oder ablehnt, nicht der Kunde.
• Eine vollständig bezahlte Lizenz ist nach BGH-Rechtsprechung insolvenzfest (Urteil „Ecosoil“, I ZR 173/14, 21.10.2015); laufende Miet- oder Abo-Lizenzen bleiben dagegen im Wahlrecht des Verwalters (BGH „Reifen Progressiv“, I ZR 153/06, 26.03.2009).
• Eine Software-Escrow-Vereinbarung gilt nach Einschätzung der Escrow-Agentur Deposix ab einer Investitionssumme von rund 50.000 Euro oder mehr als 50 Nutzern als wirtschaftlich sinnvoll.
• Bei Cloud- und SaaS-ERP reicht hinterlegter Quellcode allein nicht aus: Ohne Infrastruktur-Konfiguration, Zugangsdaten und Datenbank-Dumps bleibt der Code unbrauchbar.
• Zwei dokumentierte ERP-Insolvenzen zeigen das Muster: Softmatic stellte am 14.02.2002 Insolvenzantrag, der Schweizer Anbieter Semiramis im Januar 2014. In beiden Fällen übernahmen Wettbewerber Teile des Geschäfts, Kunden mussten migrieren.

Was bedeutet die Insolvenz des ERP-Anbieters für laufende Verträge?

Ist ein gegenseitiger Vertrag zum Zeitpunkt der Verfahrenseröffnung von beiden Seiten noch nicht vollständig erfüllt, greift § 103 InsO. Der Insolvenzverwalter erhält ein Wahlrecht: Er kann den Vertrag erfüllen und im Gegenzug die vereinbarte Leistung verlangen, oder er lehnt ab. Lehnt er ab, kann der Kunde seinen Erfüllungsanspruch nur noch als gewöhnlicher Insolvenzgläubiger anmelden, in der Praxis meist wertlos, weil die Quote selten mehr als wenige Prozent der offenen Forderung deckt.

Entscheidend ist dabei, ob auf beiden Seiten noch Hauptpflichten offen sind. Der Bundesgerichtshof hat das in einem Grundsatzurteil präzisiert: Nach BGH IX ZR 44/18 vom 16.05.2019 greift § 103 InsO nur, wenn synallagmatische, also wechselseitig verknüpfte Hauptleistungspflichten auf beiden Seiten noch ausstehen. Offene Nebenpflichten wie Support-Zusagen lösen dagegen kein Wahlrecht aus, wie das LG München I bereits 2014 entschied (Az. 7 O 11811/12).

Für ERP-Kunden heißt das: Ihr konkreter Lizenzvertrag entscheidet, nicht die Tatsache der Insolvenz allein. Ein Pauschalurteil „die Software ist weg“ oder „die Software bleibt sicher“ trifft auf keinen Vertragstyp automatisch zu. Wer diesen Punkt schon bei der Vertragsverhandlung klärt, erspart sich im Ernstfall Monate der Rechtsunsicherheit.

Welche Lizenzmodelle überstehen eine Insolvenz und welche nicht?

Die Rechtsprechung unterscheidet nach dem Grad der bereits erbrachten Leistung. Drei Fallgruppen haben sich über mehrere BGH-Urteile hinweg herausgebildet:

Die gestärkte Stellung von Lizenznehmern geht maßgeblich auf ein älteres Grundsatzurteil zurück: BGH IX ZR 162/04 („Softwarenutzungsrecht“, 17.11.2005) hat die Position des Lizenznehmers gegenüber dem Insolvenzverwalter erstmals deutlich gestärkt. Gesetzliche Reformversuche, die Nutzungsrechte generell insolvenzfest zu stellen, scheiterten 2007 und erneut 2012 im Gesetzgebungsverfahren. Die Rechtslage bleibt daher bis heute Richterrecht, nicht kodifiziertes Recht.

Wie schützt eine Escrow-Vereinbarung vor dem Totalausfall?

Eine Software-Escrow-Vereinbarung hinterlegt den Quellcode und die zugehörige Dokumentation bei einem neutralen Treuhänder, unabhängig vom Anbieter. Tritt ein vertraglich definierter Herausgabefall ein, etwa die Insolvenz des Anbieters oder die dauerhafte Einstellung von Wartung und Updates, gibt der Treuhänder das Material an den Kunden frei. Der kann die Software dann mit einem neuen Dienstleister weiterbetreiben.

Drei Trigger-Ereignisse kommen in der Praxis am häufigsten vor: die Insolvenz des Softwareanbieters, die Einstellung von Pflege und Updates über einen vertraglich definierten Zeitraum, und die Geschäftsaufgabe oder dauerhafte Nichterreichbarkeit des Herstellers. Alle drei müssen im Escrow-Vertrag konkret definiert sein. Eine vage Formulierung wie „wirtschaftliche Schwierigkeiten“ reicht als Auslöser nicht aus und führt im Streitfall zu Verzögerungen bei der Freigabe.

Bei klassischer On-Premise-Software deckt der reine Quellcode den Bedarf meist ab. Bei Cloud- und SaaS-ERP liegt der Fall anders: Der Quellcode allein ist ohne Infrastruktur-Konfiguration, Zugangsdaten, API-Schlüssel, Datenbankstrukturen und Deployment-Prozesse praktisch wertlos. Ein Escrow-Vertrag für Cloud-ERP muss diesen erweiterten Umfang ausdrücklich festschreiben, sonst erhält der Kunde im Ernstfall einen Code, den niemand zum Laufen bringt. Das betrifft denselben Lock-in-Mechanismus, der auch beim Anbieterwechsel bei Cloud-ERP eine Rolle spielt.

Was kostet Software-Escrow, und ab wann lohnt er sich?

Deutsche Escrow-Agenturen veröffentlichen ihre Preise überwiegend nicht offen, sondern kalkulieren projektbezogen nach Umfang der hinterlegten Materialien, Anzahl der Aktualisierungen pro Jahr und Anzahl der begünstigten Kunden (Beneficiaries). Üblich ist eine Kombination aus einmaliger Einrichtungsgebühr und laufender Jahresgebühr; wer die laufenden Kosten trägt, ist verhandelbar und wird häufig vom Anwender übernommen.

Belastbare Orientierungswerte liefert der US-Markt, wo Preise teils öffentlich kommuniziert werden: Ein im Fachblog Codekeeper dokumentierter Kundenfall nennt für einen Wettbewerbsanbieter mehr als 1.000 US-Dollar Jahresgebühr bei einem einzelnen Beneficiary, hochgerechnet auf 30 Beneficiaries rund 30.000 bis 35.000 US-Dollar jährlich; eine Verifikation des hinterlegten Codes kostete demnach zusätzlich etwa 9.000 bis 10.000 US-Dollar pro Durchgang. Deutsche Preise liegen nach Erfahrung der Agentur Deposix in vergleichbarer Größenordnung. Eine belastbare öffentliche EUR-Angabe gibt es dafür allerdings nicht, die meisten Anbieter kalkulieren erst auf Anfrage.

Als Faustregel für die Wirtschaftlichkeit nennt Deposix in einem Fachartikel vom 31.03.2015 zwei Schwellenwerte: Escrow lohnt sich in der Regel ab einer Investitionssumme von rund 50.000 Euro oder wenn mehr als 50 Mitarbeiter mit der Software arbeiten. Unterhalb dieser Schwelle übersteigen die laufenden Escrow-Kosten häufig den Schaden, den ein Totalausfall verursachen würde. Einen ähnlichen Schwellenwert-Gedanken kennen ERP-Käufer bereits aus der Lizenzaudit-Vorbereitung.

Zwei ERP-Insolvenzen aus der Praxis: Was aus Softmatic und Semiramis wurde

Abstrakte Paragraphen werden konkret, wenn man sich ansieht, wie es in der ERP-Branche tatsächlich gelaufen ist. Zwei Fälle sind gut dokumentiert.

Softmatic AG stellte am 14.02.2002 beim Amtsgericht Norderstedt Insolvenzantrag. Der am Neuen Markt notierte ERP-Anbieter für den Mittelstand vertrieb unter anderem die Produkte Vionis und Comet sowie die Prozessindustrie-Lösung SQLblending, deren Lizenzrechte bereits im September 2001 an den Anbieter Incodev verkauft worden waren. Die Aktie hatte laut Berichterstattung in den Tagen vor dem Insolvenzantrag rund zwei Drittel ihres Werts verloren. Das ist ein Muster, das sich bei insolventen Softwareherstellern häufig zeigt: Der wirtschaftliche Niedergang kündigt sich an, lange bevor Kunden offiziell informiert werden.

Semiramis, ein ERP-Anbieter mit Fokus auf den Schweizer und deutschen Mittelstand, meldete im Januar 2014 Insolvenz an. In der Folge übernahm zunächst der Vertriebspartner KTW Geschäftsteile, bevor auch KTW selbst in finanzielle Schwierigkeiten geriet. Am Ende sicherte sich der ERP-Anbieter SoftM das Semiramis-Geschäft und den Support für betroffene Kunden. Für die Anwender bedeutete das: Trotz Rettung durch einen Dritten mussten sie sich auf einen Anbieterwechsel im laufenden Betrieb einstellen, mit allen Migrationskosten, die ein Datenexport beim ERP-Systemwechsel typischerweise auslöst.

Beide Fälle zeigen denselben Ablauf: Ein Käufer aus der Branche übernimmt Teile des insolventen Geschäfts, Kunden profitieren von einer gewissen Kontinuität, müssen aber faktisch doch migrieren oder auf ein Nachfolgeprodukt umsteigen. Eine Fortführung des Originalprodukts ohne jeden Aufwand und ohne Wechselkosten war in keinem der beiden Fälle die Realität.

Die 4-Stufen-Insolvenz-Absicherung für ERP-Käufer

Aus der Rechtslage und den beiden Praxisfällen lässt sich eine Routine ableiten, die vor Vertragsabschluss und während der Laufzeit greift.

• Stufe 1: Lizenzmodell einordnen. Prüfen Sie vor Unterschrift, ob Sie eine vollständig zu bezahlende Lizenz oder ein laufendes Miet-/Abo-Modell erwerben. Nur Ersteres wird mit letzter Zahlung insolvenzfest.
• Stufe 2: Escrow-Klausel verhandeln. Ab 50.000 Euro Investition oder 50 Nutzern gehört eine Escrow-Vereinbarung in die Vertragsverhandlung, nicht erst ins Pflichtenheft nach dem Kauf.
• Stufe 3: Trigger und Scope konkret fassen. Definieren Sie Insolvenzantrag, nicht erst Verfahrenseröffnung, als Auslöser, und erweitern Sie bei Cloud-ERP den Hinterlegungsumfang um Infrastruktur, Zugangsdaten und Datenbanken.
• Stufe 4: Jährlich verifizieren lassen. Ein unverifiziert hinterlegter Code ist im Ernstfall oft unvollständig oder nicht lauffähig. Lassen Sie die Hinterlegung regelmäßig prüfen, nicht nur einmalig bei Vertragsschluss.

Wenn-dann: Was tun Sie je nach Vertragstyp?

• Wenn Sie eine On-Premise-Lizenz vollständig bezahlt haben, dann bleibt Ihr Nutzungsrecht nach aktueller BGH-Linie regelmäßig bestehen. Ein Escrow-Vertrag für den Quellcode bleibt dennoch sinnvoll, falls künftig Anpassungen nötig werden und der Hersteller dafür nicht mehr zur Verfügung steht.
• Wenn Sie eine laufende Miet- oder Subscription-Lizenz nutzen, dann hängt die Fortführung vom Wahlrecht des Insolvenzverwalters ab. Eine Escrow-Klausel mit klar definiertem Insolvenz-Trigger ist hier die wirksamste Absicherung.
• Wenn Sie ein Cloud- oder SaaS-ERP ohne Escrow-Vereinbarung einsetzen, dann bleibt im Insolvenzfall meist nur der geordnete Datenexport vor einer möglichen Abschaltung. Exportieren Sie frühzeitig, sobald Insolvenzgerüchte oder ein offizieller Antrag bekannt werden.
• Wenn Sie bereits einen laufenden Escrow-Vertrag haben, der nur den Quellcode abdeckt, dann prüfen Sie bei einem Wechsel auf Cloud-Funktionen, ob der Vertrag um Infrastruktur- und Zugangsdaten nachverhandelt werden muss.

Checkliste: Worauf Sie bei einer Escrow-Klausel achten sollten

• Trigger-Ereignisse konkret benennen (Insolvenzantrag, Einstellung von Wartung über X Monate, Geschäftsaufgabe) statt vager Formulierungen.
• Bei Cloud-/SaaS-ERP den Hinterlegungsumfang um Infrastruktur-Konfiguration, Zugangsdaten, API-Schlüssel und Datenbank-Dumps erweitern.
• Regelmäßige Verifikation des hinterlegten Materials vertraglich festschreiben, nicht nur eine einmalige Prüfung bei Abschluss.
• Kostenträger für Einrichtung und laufende Gebühren im Vertrag eindeutig regeln.
• Prüfen, ob auch zentrale Schnittstellen und Add-ons des ERP-Systems vom Escrow erfasst sind, nicht nur die Kernsoftware.
• Zeitpunkt der Freigabe festlegen: schon bei Insolvenzantrag oder erst bei Verfahrenseröffnung. Ersteres verschafft deutlich mehr Vorlauf.

Typische Fehler beim Insolvenzschutz und wie Sie sie vermeiden

Vier Fehler tauchen in der Praxis besonders häufig auf. Erstens verlassen sich Käufer auf die reine Marktposition oder Größe des Anbieters, ohne den Lizenzvertrag selbst zu prüfen. Auch etablierte Anbieter können insolvent werden, wie beide oben genannten Fälle zeigen. Zweitens hinterlegen Unternehmen bei Cloud-ERP nur den Quellcode und vergessen die Infrastruktur, wodurch die Freigabe im Ernstfall wertlos bleibt. Drittens definieren viele Verträge die Insolvenz als Trigger zu eng, etwa erst ab rechtskräftiger Verfahrenseröffnung, obwohl zwischen Insolvenzantrag und Eröffnung oft Monate liegen, in denen der Geschäftsbetrieb bereits zum Erliegen kommt. Viertens wird die Escrow-Vereinbarung einmalig abgeschlossen und nie wieder geprüft, sodass veraltete Codestände im Ernstfall nicht mehr zur produktiven Version passen.

Meine Einschätzung: Die reflexhafte Sorge „was, wenn der Anbieter pleitegeht“ wird in Vertriebsgesprächen gern heruntergespielt, dabei ist sie berechtigt. Die Softmatic- und Semiramis-Fälle sind keine Ausreißer, sondern ein wiederkehrendes Muster in einem Markt mit vielen kleinen und mittleren ERP-Anbietern. Für Unternehmen mit sechsstelliger Implementierungssumme ist eine Escrow-Klausel kein Misstrauensvotum gegenüber dem Anbieter, sondern genauso selbstverständlich wie eine Versicherung, die man hofft, nie zu brauchen. Wer dagegen ein kleines, günstiges Cloud-ERP für unter 50 Nutzer bezieht, sollte die Energie eher in einen sauberen, jederzeit möglichen Datenexport stecken als in einen Escrow-Vertrag, dessen laufende Kosten den Nutzen übersteigen.

Häufige Fragen zu ERP-Anbieter-Insolvenz

Darf ich die ERP-Software nach der Insolvenz des Anbieters einfach weiter nutzen?
Bei einer vollständig bezahlten Lizenz in der Regel ja, da kein Wahlrecht des Insolvenzverwalters mehr besteht. Bei laufenden Miet- oder Abo-Lizenzen entscheidet der Verwalter nach § 103 InsO, ob der Vertrag fortgeführt wird.

Was ist der Unterschied zwischen Insolvenzantrag und Insolvenzeröffnung für meinen ERP-Vertrag?
Der Antrag markiert den Beginn des Verfahrens, oft Wochen bis Monate vor der formalen Eröffnung. Rechte des Insolvenzverwalters wie das Wahlrecht nach § 103 InsO greifen erst mit Eröffnung. Escrow-Trigger sollten daher idealerweise schon an den Antrag anknüpfen, um Vorlaufzeit zu gewinnen.

Reicht eine Datensicherung auch ohne Escrow-Vertrag als Absicherung?
Eine Datensicherung schützt Ihre eigenen Unternehmensdaten, nicht aber den Quellcode oder die Weiterentwicklungsfähigkeit der Software selbst. Für den reinen Betrieb mit vorhandenen Daten kann ein regelmäßiger Export ausreichen, für die langfristige Weiterentwicklung der Software nicht.

Gilt eine Escrow-Vereinbarung automatisch auch für Schnittstellen und Individualanpassungen?
Nein, nur wenn der Vertrag das ausdrücklich festlegt. Individuelle Anpassungen, Add-ons und Schnittstellen-Code müssen gesondert in den Hinterlegungsumfang aufgenommen werden. Mehr zu den rechtlichen Grundlagen von Schnittstellen-Verträgen finden Sie im Beitrag zur SLA bei Cloud-ERP.

Wer trägt die Kosten einer Escrow-Vereinbarung üblicherweise?
Das ist frei verhandelbar. In der Praxis trägt meist der Kunde die laufenden Gebühren, bei mehreren Kunden desselben Anbieters können die Kosten auf alle Begünstigten aufgeteilt werden.

Quellen und weiterführende Literatur

gesetze-im-internet.de: Gesetzestext § 103 InsO (Wahlrecht des Insolvenzverwalters).
Bundesgerichtshof: Urteil I ZR 173/14 „Ecosoil“, 21.10.2015 (insolvenzfeste Lizenz bei vollständiger Erfüllung).
Bundesgerichtshof: Urteil I ZR 153/06 „Reifen Progressiv“, 26.03.2009 (Wahlrecht bei laufenden Lizenzgebühren).
Bundesgerichtshof: Urteil IX ZR 44/18, 16.05.2019 (Voraussetzungen des § 103 InsO bei offenen Hauptpflichten).
Bundesgerichtshof: Urteil IX ZR 162/04 „Softwarenutzungsrecht“, 17.11.2005 (gestärkte Stellung des Lizenznehmers).
Bundesgerichtshof: Urteil I ZR 70/10 „M2Trade“, 19.07.2012 (Bestand von Unterlizenzen).
Deposix (Stephan Peters), Computerwoche, 31.03.2015: Schwellenwerte und Ablauf von Software-Escrow.
Händlerbund-Ratgeber: Escrow-Vereinbarung Software, Herausgabefälle und SaaS-Besonderheiten.
Codekeeper: Marktpreise für Software-Escrow in den USA (Orientierungswerte).
Computerwoche/Channelpartner/IT-Reseller: Berichterstattung zu den Insolvenzfällen Softmatic (2002) und Semiramis (2014).

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