Ein Warenwirtschaftssystem online (auch Cloud-WaWi oder SaaS-WaWi genannt) läuft nicht auf einem eigenen Server im Unternehmen, sondern beim Anbieter im Rechenzentrum und wird per Browser oder App genutzt. Anwender zahlen dafür in der Regel eine monatliche oder jährliche Lizenzgebühr statt einer einmaligen Kauflizenz, Updates und Wartung übernimmt der Anbieter automatisch im Hintergrund.
Ein Warenwirtschaftssystem online läuft als SaaS-Lösung im Browser statt auf einem eigenen Server und wird meist im Abo bezahlt. Die Preisspannen reichen von rund 19 €/Monat bei einfachen E-Commerce-WaWis (Afterbuy) über 99 bis 119 €/Monat bei funktionsstärkeren Systemen (Xentral, JTL-Wawi Advanced) bis zu 199 €/Monat bei umfangreicheren Mietversionen (VARIO). Vorteile sind der Wegfall eigener Server-Hardware und automatische Updates, Nachteil ist die dauerhafte Abhängigkeit vom Internetzugang und vom Anbieter. Vor der Auswahl sollten Hosting-Standort, Auftragsverarbeitungsvertrag und Exportmöglichkeiten der eigenen Daten geprüft werden.
Was bedeutet „Warenwirtschaftssystem online“ genau?
Ein Warenwirtschaftssystem online bezeichnet eine WaWi-Software, die als Software-as-a-Service (SaaS) betrieben wird: Die Anwendung läuft auf Servern des Anbieters, der Zugriff erfolgt über einen Webbrowser oder eine Client-Anwendung, eine lokale Installation ist nicht nötig.
Der Gegenbegriff ist On-Premise, bei dem die Software auf einem Server im eigenen Unternehmen oder in einem selbst gemieteten Rechenzentrum läuft. Bei Online-Lösungen entfällt für den Anwender die eigene Serverwartung, Datensicherung und das Einspielen von Updates — dafür bezahlt er meist ein laufendes Nutzungsentgelt statt einer einmaligen Lizenzgebühr. Viele Anbieter kombinieren beide Modelle mittlerweile in Form von Hybrid-Angeboten, bei denen dieselbe Software wahlweise als Cloud-Abo oder als lokal installierte Version gebucht werden kann.
Was kostet ein Warenwirtschaftssystem online im Abo?
Die monatlichen Kosten für ein Online-Warenwirtschaftssystem beginnen laut Herstellerangaben bei rund 19 € und reichen je nach Funktionsumfang bis in den mittleren dreistelligen Bereich.
Afterbuy nennt für sein Einstiegspaket einen Preis ab 19 € pro Monat bei jährlicher Abrechnung (23 € bei monatlicher Zahlung), zuzüglich einer Transaktionsgebühr von 0,25 € je Bestellung im Starter-Tarif. JTL-Wawi, ursprünglich als On-Premise-Lösung bekannt, bietet die cloudfähige Advanced-Edition laut eigenen Angaben ab 119 € pro Monat an, während die kostenlose Start-Edition als lokale Basisversion separat läuft. Xentral wirbt mit einem Launch-Paket ab 99 € pro Monat, verlangt dafür aber zusätzlich ein einmaliges, verpflichtendes Onboarding von 1.990 €. Etwas höher positioniert sich VARIO: Die Mietversion der VARIO-8-Grundversion mit unbegrenzter Beleganzahl beginnt laut Anbieterangabe bei 199 € pro Monat, alternativ ist ein Kaufmodell ab einmalig 5.990 € verfügbar.
Der reine Monatspreis ist bei Online-WaWi-Systemen selten der vollständige Preis. Transaktionsgebühren (Afterbuy), verpflichtendes Onboarding (Xentral) oder gestaffelte Nutzeranzahlen treiben die tatsächlichen Kosten oft über den beworbenen Einstiegspreis hinaus. Vor einem Vergleich lohnt sich deshalb immer die Frage nach der Gesamtrechnung bei der geplanten Bestellmenge und Nutzerzahl, nicht nur nach dem Listenpreis des günstigsten Tarifs.
Welche Vor- und Nachteile hat ein Online-Warenwirtschaftssystem gegenüber On-Premise?
Der wichtigste Vorteil eines Online-Warenwirtschaftssystems ist der Wegfall eigener Server-Hardware und der damit verbundenen Wartung; der wichtigste Nachteil ist die dauerhafte Abhängigkeit von einer stabilen Internetverbindung und vom Anbieter.
Bei einer Cloud-Lösung entfallen Anschaffung, Betrieb und Absicherung eines eigenen Servers, Updates spielt der Anbieter automatisch ein, und neue Mitarbeiter erhalten Zugriff ohne lokale Installation. Im Gegenzug ist das System bei einem Internetausfall im Zweifel nicht erreichbar, und ein Anbieterwechsel erfordert einen vollständigen Datenexport samt Migration, während bei On-Premise-Systemen die Daten von vornherein auf eigener Infrastruktur liegen. Für Unternehmen mit sehr hohen Anforderungen an individuelle Anpassungen oder mit bereits vorhandener eigener IT-Abteilung kann On-Premise deshalb weiterhin die passendere Wahl sein, für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen überwiegen in der Praxis die Vorteile der Online-Variante.
Bei einem Online-Warenwirtschaftssystem verarbeitet der Anbieter personenbezogene Daten (Kunden-, Lieferanten- und Bestelldaten) auf seinen eigenen Servern. Vor Vertragsabschluss sollte deshalb geprüft werden, wo genau gehostet wird (idealerweise innerhalb der EU), ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO angeboten wird, und wie ein vollständiger Datenexport im Fall eines späteren Anbieterwechsels technisch aussieht.
Worauf sollte man bei der Auswahl eines Online-Warenwirtschaftssystems achten?
Bei der Auswahl sollten Unternehmen vor allem auf die vorhandenen Schnittstellen zu Shop, Buchhaltung und Versanddienstleister, auf die tatsächliche Kostenstruktur inklusive Nebenkosten und auf die Exportierbarkeit der eigenen Daten achten.
Ein Online-System, das keine direkte Anbindung an den eingesetzten Online-Shop oder an die Finanzbuchhaltung bietet, verursacht in der Praxis oft mehr manuellen Zusatzaufwand, als es an Wartung einspart. Ebenso wichtig ist ein realistischer Blick auf die Nebenkosten: Transaktionsgebühren, Onboarding-Pauschalen oder gestaffelte Preise je Nutzer summieren sich schnell über den beworbenen Einstiegspreis hinaus. Wer langfristig plant, sollte zudem vor Vertragsabschluss klären, in welchem Format sich Artikel-, Kunden- und Bestelldaten wieder exportieren lassen, um im Fall eines späteren Wechsels nicht von einem einzelnen Anbieter abhängig zu bleiben.
💬 Meine Einschätzung
Bei der Wahl zwischen Online- und On-Premise-Warenwirtschaft wird der Einstiegspreis oft stärker gewichtet als die Nebenkosten. Ein Tarif ab 19 € pro Monat wirkt zunächst deutlich günstiger als eine Mietversion ab 199 € — bei einem Unternehmen mit hohem Bestellvolumen kehrt sich dieses Bild durch Transaktionsgebühren aber schnell um. Sinnvoller als der Vergleich der Einstiegspreise ist deshalb eine Hochrechnung auf das eigene, tatsächliche Bestell- oder Belegvolumen, bevor eine Entscheidung fällt.
- Ein Warenwirtschaftssystem online läuft als SaaS beim Anbieter statt auf einem eigenen Server, Zugriff erfolgt per Browser
- Preisspanne laut Herstellerangaben: ab 19 €/Monat (Afterbuy) bis 199 €/Monat (VARIO-Mietversion), teils zzgl. Transaktions- oder Onboarding-Gebühren
- Vorteil: keine eigene Server-Hardware nötig, automatische Updates; Nachteil: Abhängigkeit von Internetzugang und Anbieter
- Vor Vertragsabschluss prüfen: Hosting-Standort, Auftragsverarbeitungsvertrag (DSGVO), Exportmöglichkeit der eigenen Daten
- Nebenkosten wie Transaktionsgebühren oder Onboarding-Pauschalen können den beworbenen Einstiegspreis deutlich übersteigen
Häufige Fragen zum Online-Warenwirtschaftssystem
Ist ein Online-Warenwirtschaftssystem dasselbe wie eine Cloud-ERP-Lösung?
Die Begriffe werden oft synonym verwendet. Ein Warenwirtschaftssystem deckt klassischerweise Einkauf, Lager und Verkauf ab, während ERP zusätzlich Bereiche wie Finanzbuchhaltung oder Personalwesen einschließen kann — beide können jeweils On-Premise oder als Online-/Cloud-Variante betrieben werden.
Kann ich von einer On-Premise-Lösung zu einem Online-Warenwirtschaftssystem wechseln?
Ein Wechsel ist grundsätzlich möglich, erfordert aber einen vollständigen Export der bestehenden Artikel-, Kunden- und Bewegungsdaten sowie deren Einspielen in das neue System. Der Aufwand hängt stark davon ab, in welchem Format die alte Lösung einen Datenexport anbietet.
Brauche ich für ein Online-Warenwirtschaftssystem eine bestimmte Internetgeschwindigkeit?
Eine offizielle Mindestanforderung nennen die Anbieter in der Regel nicht öffentlich — keine Angabe an dieser Stelle. In der Praxis reicht für die reine Nutzung im Browser eine stabile Standard-Breitbandverbindung, entscheidend ist weniger die Bandbreite als eine durchgehend stabile Verbindung ohne häufige Aussetzer.
Was passiert mit meinen Daten, wenn ich ein Online-Warenwirtschaftssystem kündige?
Das ist vertraglich beim jeweiligen Anbieter geregelt und sollte vor Vertragsabschluss geprüft werden, insbesondere die Frist für einen Datenexport nach Kündigung und ein etwaiges Löschdatum der Daten auf den Servern des Anbieters.
Quellen und weiterführende Literatur
Afterbuy (afterbuy.de) — Herstellerangaben zu Preisen und Transaktionsgebühren für Afterbuy, JTL-Wawi, plentyONE und Xentral (Stand: Wissensdatenbank-Artikel „Was kostet ein Warenwirtschaftssystem 2026?“).
VARIO Software (vario-software.de) — Herstellerangaben zu Miet- und Kaufpreisen der VARIO-8-Grundversion sowie der kostenfreien „VARIO for Free“-Variante.
Eine Einordnung der Grundbegriffe liefert der Artikel ERP vs. Warenwirtschaftssystem: Was ist der Unterschied?. Fachbegriffe rund um SaaS, Hosting und Lizenzmodelle sind im WaWi-Glossar erklärt, einen Überblick über getestete Cloud-Anbieter liefert das Anbieter-Verzeichnis. Weitere Artikel zu Cloud- und On-Premise-Fragen stehen in der Kategorie Cloud & On-Premise.
