Eine Testphase oder ein Proof of Concept vor der ERP-Kaufentscheidung bedeutet, dass ein Anbieter sein System mit echten Daten und typischen Geschäftsvorfällen des eigenen Unternehmens durchspielen lässt, statt sich auf eine Standard-Demo zu verlassen. Üblich sind dafür laut Praxisberichten von ERP-Beratungen 4 bis 8 Wochen mit 3 bis 5 Kernprozessen, meist in der Endauswahl mit 3 bis 4 Finalisten. Wer diesen Schritt auslässt, verlässt sich allein auf Präsentationen des Vertriebs – und genau das führt regelmäßig zu Fehleinschätzungen, die erst nach der Einführung sichtbar werden.
- Was: Testphase/Proof of Concept = System mit eigenen Daten und Kernprozessen prüfen, bevor der Vertrag unterschrieben wird.
- Wann im Prozess: Nach der Anforderungsdefinition und den Anbieterpräsentationen, kurz vor der finalen Entscheidung.
- Umfang: Typischerweise 3–5 Kernprozesse (z. B. Auftragsabwicklung, Einkauf, Lager, Rechnungsausgang) mit realen Unternehmensdaten.
- Dauer: 4–8 Wochen pro Anbieter, meist mit 3–4 Finalisten aus einer größeren Longlist.
- Kosten vs. Risiko: Ein bezahlter Testlauf kostet oft einen niedrigen vierstelligen Betrag – eine Fehlentscheidung bei der Systemwahl kann deutlich teurer werden.
Was eine ERP-Testphase von einer reinen Demo unterscheidet
Eine Anbieter-Demo zeigt das System in einer vorbereiteten Umgebung mit Beispieldaten, die der Vertrieb selbst ausgewählt hat. Eine Testphase oder ein Proof of Concept dreht dieses Prinzip um: Das Unternehmen bringt eigene Daten, eigene Sonderfälle und eigene Mitarbeitende ein, die die Bedienung im Alltag beurteilen. Nach Angaben der ERP-Beratung Bloch Beratung lohnt sich ein strukturierter Workshop entlang der eigenen Kernprozesse – spezifiziert vom Unternehmen, nicht vom Vertrieb – deutlich mehr als ein „Demo-Marathon“ mit vielen Anbietern gleichzeitig.
Das ist auch der Grund, warum eine Testphase erst sinnvoll ist, wenn die Auswahl bereits eingegrenzt wurde. Wer 10 oder 15 Anbieter gleichzeitig testen will, verliert sich in Aufwand, ohne belastbare Unterschiede zu erkennen.
Wie viele Anbieter kommen in die Testphase?
Laut einem Praxisbeitrag der ERP-Beratung Innovera ist die Testphase (Proof of Concept) die vierte von fünf Phasen eines strukturierten ERP-Auswahlprozesses. Aus einer Longlist von 8 bis 12 Anbietern werden in der Regel 3 bis 4 Finalisten für die Testphase ausgewählt – vorgelagerte Phasen wie Anforderungsanalyse und Anbieterpräsentationen nehmen zusammen bereits 6 bis 12 Monate in Anspruch. Der Proof of Concept selbst dauert danach typischerweise 4 bis 8 Wochen und konzentriert sich auf 3 bis 5 Kernprozesse, etwa Auftragsabwicklung mit Preisfindung, Einkauf mit Bestellvorschlägen, Lagerverwaltung und Rechnungsausgang. Parallel dazu empfiehlt sich laut Innovera die Einholung von Referenzen bei Unternehmen, die das jeweilige System bereits produktiv einsetzen.
Diese Struktur zeigt: Eine Testphase ist kein zusätzlicher Nice-to-have-Schritt, sondern der Moment im Auswahlprozess, an dem sich zeigt, ob ein System tatsächlich zu den eigenen Abläufen passt – oder ob die Präsentation besser war als die Realität.
Was in der Testphase konkret geprüft wird
Eine sinnvolle Testphase deckt nicht das komplette System ab, sondern gezielt die Prozesse, die im Tagesgeschäft am meisten Aufwand verursachen oder am fehleranfälligsten sind. Dazu gehören typischerweise:
- Auftragsabwicklung inklusive Preisfindung und Rabattlogik mit echten Kundendaten
- Einkaufsprozess mit Bestellvorschlägen und Lieferantenanbindung
- Lagerverwaltung und Bestandsführung, insbesondere bei mehreren Lagerorten oder Chargen
- Rechnungsausgang mit den im Unternehmen üblichen Zahlungskonditionen
- Schnittstellen zu bestehender Software, etwa zur Buchhaltung oder DATEV oder zu einem Kassensystem
Wichtig dabei: Die Testszenarien sollten vom Unternehmen selbst vorgegeben werden, inklusive der Sonderfälle, die im Alltag tatsächlich vorkommen – nicht die Musterdaten, die der Anbieter mitbringt.
Testphase vor dem Kauf vs. kostenlose Testversion
Eine strukturierte Testphase im Auswahlprozess ist etwas anderes als eine kostenlose Testversion einer WaWi-Software, die sich vor allem an kleinere Unternehmen mit Standardanforderungen richtet und meist zeitlich begrenzt und ohne eigene Daten läuft. Bei größeren oder komplexeren Vorhaben – etwa bei mehreren Standorten, individuellen Prozessen oder hohem Integrationsaufwand – ersetzt eine kostenlose Testversion die eigentliche Testphase mit echten Daten nicht. Sie kann aber ein sinnvoller erster Schritt sein, um Anbieter aus der Longlist zu streichen, bevor der aufwendigere Proof of Concept beginnt.
Kosten und Nutzen einer Testphase abwägen
Ein bezahlter Testlauf mit echten Daten verursacht Aufwand – sowohl beim Anbieter als auch im eigenen Unternehmen, das Daten aufbereiten und Mitarbeitende für Tests freistellen muss. Laut Bloch Beratung liegt der Preis für einen solchen Testlauf oft im niedrigen vierstelligen Bereich, während eine Fehlentscheidung bei der Systemauswahl deutlich teurer werden kann, wenn sie erst nach der Einführung auffällt – etwa durch Nacharbeiten, zusätzliche Beratungstage oder einen erneuten Auswahlprozess. Diese Abwägung ist der Hauptgrund, warum sich der zusätzliche Aufwand einer Testphase gerade bei größeren Investitionen lohnt, auch wenn er den Auswahlprozess um einige Wochen verlängert.
Checkliste für die eigene Testphase
- Auswahl auf 2–4 Finalisten eingegrenzt, bevor die Testphase beginnt
- 3–5 eigene Kernprozesse mit realen Daten und typischen Sonderfällen definiert
- Testszenarien vom eigenen Unternehmen vorgegeben, nicht vom Anbieter
- Zeitfenster von mehreren Wochen eingeplant, nicht nur ein Demo-Termin
- Mitarbeitende aus den betroffenen Fachbereichen aktiv eingebunden, nicht nur die IT-Abteilung
- Referenzgespräche mit bestehenden Kunden des Anbieters parallel geführt
- Schnittstellen zu bestehender Software (Buchhaltung, Kasse, Onlineshop) explizit mitgetestet
Eine Übersicht der Anbieter, die für einen Proof of Concept infrage kommen, findet sich im Anbieter-Verzeichnis; Fachbegriffe rund um den Auswahlprozess sind im Glossar erklärt.
Häufige Fragen zur ERP-Testphase
Ist eine Testphase bei jedem ERP-Projekt notwendig?
Bei kleineren Vorhaben mit wenig komplexen Anforderungen kann eine ausführliche Demo plus kostenlose Testversion ausreichen. Bei größeren Investitionen, mehreren Standorten oder hohem Integrationsaufwand verringert eine strukturierte Testphase mit echten Daten das Risiko einer Fehlentscheidung deutlich.
Wie viele Anbieter sollten in die Testphase kommen?
Nach Praxiserfahrung von ERP-Beratungen sind 2 bis 4 Finalisten üblich. Mehr Anbieter parallel zu testen, erhöht den Aufwand stark, ohne dass sich die Entscheidung dadurch klarer wird.
Wer sollte an der Testphase beteiligt sein?
Die Mitarbeitenden aus den Fachbereichen, die später täglich mit dem System arbeiten – nicht nur die IT-Abteilung oder die Geschäftsführung. Sie erkennen am schnellsten, ob Prozesse im Alltag wirklich funktionieren.
Was kostet eine Testphase mit dem Anbieter?
Das hängt vom Anbieter und Umfang ab. Manche Anbieter bieten kostenlose Testinstallationen an, bei aufwendigeren Proof-of-Concept-Projekten mit individueller Datenübernahme fallen laut Praxisberichten oft niedrige vierstellige Beträge an.
Was passiert, wenn die Testphase Probleme aufdeckt?
Genau dafür ist sie da. Zeigt sich, dass ein Kernprozess nicht wie erwartet funktioniert, ist das ein Grund, entweder mit dem Anbieter nachzuverhandeln oder einen anderen Finalisten in die engere Wahl zu nehmen – deutlich günstiger als diese Erkenntnis erst nach der Einführung zu gewinnen.
Meine Einschätzung: Eine Testphase kostet Zeit und oft auch Geld, bevor überhaupt ein Vertrag unterschrieben ist – das schreckt viele Unternehmen ab, die den Auswahlprozess möglichst schnell hinter sich bringen wollen. Aus meiner Sicht ist das der falsche Sparansatz: Der Unterschied zwischen einer Anbieter-Demo mit Musterdaten und einem Test mit den eigenen Kernprozessen zeigt sich fast immer erst dann, wenn es zu spät ist, um noch umzusteuern. Wer die Auswahl vorher auf wenige Finalisten eingrenzt, muss auch nicht jeden Anbieter aufwendig testen – der Aufwand bleibt überschaubar, das Risiko sinkt spürbar.
