Eine kostenlose WaWi-Testphase dauert bei den meisten Anbietern zwischen 14 und 30 Tagen und sollte genutzt werden, um Artikelverwaltung, Schnittstellen und Berichte mit realitätsnahen, aber nicht echten Kundendaten zu prüfen. Wer diese vier Punkte vor der ersten Anmeldung klärt, vermeidet den häufigsten Fehler: eine Testversion, die am Ende keine belastbare Kaufentscheidung liefert.
Kostenlose Testphasen für WaWi-Software laufen meist 14 bis 30 Tage, teils mit Rechnungsstellung erst nach Testende (Modell Lexware) oder als dauerhaft kostenfreie Basis-Edition mit kostenpflichtigen Zusatzmodulen (Freemium-Modell, Beispiel JTL-Wawi). Echte Kundendaten gehören wegen der DSGVO-Zweckbindung nicht in eine Testinstanz. Geprüft werden sollten mindestens Artikelverwaltung, eine echte Schnittstelle, Belegdruck und der Export der eigenen Daten. Nach Testende müssen Testdaten vollständig gelöscht werden, nicht nur als gelöscht markiert.
Wie lange dauern kostenlose Testphasen bei WaWi-Software üblicherweise?
Kostenlose Testphasen bei WaWi-Software dauern meist 14 bis 30 Tage und beginnen mit dem Tag der Bestellung oder Registrierung, nicht mit der ersten produktiven Nutzung.
Lexware nennt für seine Warenwirtschaftslösung ein Testrecht von 30 Tagen ab Bestelltag. Die Rechnung wird laut Anbieter erst nach Ende des Testzeitraums fällig; wer innerhalb der Frist per E-Mail an den Kundenservice kündigt, erhält eine Stornierung der Rechnung, ohne vorab in Vorleistung zu gehen. Dieses Modell unterscheidet sich deutlich von einer klassischen Trial-Version mit hartem Enddatum, bei der der Zugang nach Ablauf automatisch gesperrt wird.
Ein zweites, in der Branche verbreitetes Modell ist die dauerhaft kostenfreie Basis-Edition. JTL-Wawi bietet mit der Edition „JTL Start“ nach Angaben des Herstellers eine zeitlich unbefristete, kostenlose Nutzung des Kernsystems, gekoppelt an ein JTL-Kundencenter-Konto für den Lizenzabgleich. Wachsende Anforderungen werden dann über kostenpflichtige Editionen oder Zusatzmodule abgedeckt, nicht über eine neue Testphase.
Welche Unterschiede gibt es zwischen Freemium, Testversion und Demo?
Eine Testversion ist zeitlich befristet und funktional meist vollständig, eine Demo zeigt oft nur einen Ausschnitt mit Beispieldaten, und eine Freemium-Edition bleibt dauerhaft kostenlos nutzbar, aber funktional eingeschränkt.
Bei einer echten Testversion arbeitet man mit dem vollen Funktionsumfang der später gekauften Lizenz, oft inklusive Support. Eine Demo-Instanz läuft dagegen häufig mit vorgefüllten Beispieldaten, die sich nicht oder nur eingeschränkt löschen lassen — für einen realistischen Eindruck der eigenen Prozesse ungeeignet. Freemium-Modelle wie das von JTL-Wawi koppeln die kostenlose Nutzung an Einschränkungen bei Modulen, Nutzeranzahl oder Support, nicht an ein Zeitlimit.
Die Bezeichnung auf der Anbieter-Website ist kein verlässlicher Indikator. „Kostenlos testen“ steht sowohl über echten Trial-Versionen als auch über Freemium-Angeboten. Entscheidend ist ein Blick in die AGB oder die FAQ-Seite des Anbieters: Steht dort ein konkretes Enddatum und eine Kündigungsfrist, handelt es sich um eine Testversion. Steht dort nichts zu einem Ablaufdatum, sondern nur eine Liste eingeschränkter Funktionen, handelt es sich um Freemium.
Welche Daten dürfen in der Testphase verwendet werden?
Echte Kunden- oder Lieferantendaten dürfen ohne gesonderte Rechtsgrundlage nicht in eine WaWi-Testinstanz eingespielt werden, weil dies gegen das Zweckbindungsprinzip der DSGVO verstößt.
Personenbezogene Daten dürfen laut DSGVO nur für den Zweck verarbeitet werden, für den sie ursprünglich erhoben wurden. Ein Kunden-Datensatz aus dem Online-Shop wurde für die Bestellabwicklung erhoben — nicht für einen Software-Test. Für die frühe Testphase empfehlen Datenschutzberater ausschließlich künstliche oder vollständig anonymisierte Daten. Erst in einer späten Testphase, nach Freigabe durch die Geschäftsführung und Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten, kommt eine reduzierte Menge an Echtdaten mit „kritischen Fällen“ infrage — etwa ein Datensatz mit besonders komplexer Rabattstruktur.
Werden während der Testphase doch Echtdaten genutzt, müssen sie nach Testende unverzüglich und vollständig gelöscht werden — ein reines Markieren als „gelöscht“ reicht nicht aus. Betroffene Personen sind vorab zu informieren, sofern dies nicht bereits über die Datenschutzerklärung abgedeckt ist. Bei Cloud-Testversionen zusätzlich prüfen, wo der Anbieter die Testinstanz hostet und ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag vorliegt.
Welche Funktionen sollte man in der Testphase prüfen?
In der Testphase sollten mindestens Artikelverwaltung, eine echte Schnittstelle, Belegerstellung und der Datenexport geprüft werden — reine Oberflächen-Klicks ohne diese vier Punkte liefern keine belastbare Entscheidungsgrundlage.
Die 4-Punkte-Testcheckliste für WaWi-Software deckt die Bereiche ab, in denen sich Anbieter im Alltag am stärksten unterscheiden: erstens die Artikelverwaltung mit Varianten, Chargen oder Seriennummern, je nach Sortiment. Zweitens mindestens eine echte Schnittstelle zum eigenen Online-Shop, zur Finanzbuchhaltung oder zum Versanddienstleister — Testinstanzen ohne aktive Schnittstelle zeigen nur die halbe Realität. Drittens die Erstellung von Belegen wie Rechnung, Lieferschein und Gutschrift inklusive Druck- oder PDF-Ausgabe im eigenen Layout. Viertens der Export der eingegebenen Testdaten: Lässt sich der eigene Artikelstamm als Tabelle exportieren, bleibt man im Fall eines Anbieterwechsels handlungsfähig.
Ergänzend lohnt sich ein Blick auf die Reaktionszeit des Supports während der Testphase. Antwortet ein Anbieter auf eine Support-Anfrage während des Tests nicht oder erst nach mehreren Tagen, ist das ein Hinweis auf die spätere Betreuungsqualität im laufenden Betrieb.
Was passiert nach Ablauf der Testphase mit den eigenen Daten?
Nach Ablauf einer klassischen Testphase werden die eingegebenen Daten je nach Anbieter entweder gelöscht, für eine begrenzte Karenzzeit gesperrt aufbewahrt, oder bei Vertragsabschluss automatisch in den produktiven Account übernommen.
Bei Lexware können Kundinnen und Kunden laut Anbieterangaben nach Ende des Testzeitraums mit allen bereits eingegebenen Daten weiterarbeiten, wenn sie die Software behalten — ein Datenverlust beim Übergang von Test zu Kauf entsteht in diesem Modell nicht. Bei Freemium-Systemen wie JTL-Wawi entfällt diese Frage, da keine separate Testinstanz existiert: Die Basis-Edition und ein späteres Upgrade laufen auf derselben Datenbank weiter.
💬 Meine Einschätzung
Die gängige Annahme lautet, eine längere Testphase sei automatisch die bessere Wahl. In der Praxis entscheidet aber weniger die Anzahl der Testtage als die Frage, ob während dieser Tage eine echte Schnittstelle aktiv getestet werden kann. Ein 30-tägiger Test ohne funktionierende Shop- oder DATEV-Anbindung liefert weniger belastbare Informationen als ein 14-tägiger Test, in dem genau diese Anbindung von Anfang an läuft. Bevor die Testdauer verglichen wird, lohnt sich deshalb die Frage an den Vertrieb, ob die relevante Schnittstelle während der Testphase tatsächlich freigeschaltet ist.
- Testphasen dauern üblicherweise 14 bis 30 Tage, teils mit Rechnung erst nach Testende (Beispiel Lexware: 30 Tage)
- Freemium-Modelle wie JTL-Wawi bieten statt einer Testphase eine dauerhaft kostenlose Basis-Edition
- Echte Kundendaten gehören wegen der DSGVO-Zweckbindung nicht in eine frühe Testinstanz
- Die 4-Punkte-Testcheckliste: Artikelverwaltung, echte Schnittstelle, Belegerstellung, Datenexport
- Nach Testende müssen eingespielte Echtdaten vollständig gelöscht werden, nicht nur markiert
Häufige Fragen zu WaWi-Testversionen
Muss ich für eine kostenlose WaWi-Testphase meine Kreditkartendaten angeben?
Das hängt vom Anbieter ab und ist vor der Anmeldung in den AGB oder der FAQ-Seite zu prüfen. Beim Lexware-Modell wird direkt eine Rechnung erstellt, die erst nach Testende fällig wird — Zahlungsdaten werden hier laut Anbieter nur für eine eventuelle Rückerstattung benötigt, nicht für eine Vorab-Abbuchung.
Kann ich während der Testphase mit meinem echten Artikelstamm arbeiten?
Ein reduzierter, anonymisierter Auszug des eigenen Artikelstamms ist unkritisch und für einen realistischen Test sinnvoll. Echte Kunden- oder Lieferantendaten mit Namen, Adressen oder Kontaktdaten sollten dagegen aus Datenschutzgründen erst in einer späten, freigegebenen Testphase verwendet werden.
Was ist der Unterschied zwischen einer WaWi-Testversion und einer Demo?
Eine Testversion läuft meist mit dem vollen Funktionsumfang und eigenen, selbst eingegebenen Daten. Eine Demo zeigt häufig nur vorgefertigte Beispieldaten und eignet sich eher für einen ersten Eindruck der Bedienoberfläche als für einen belastbaren Praxistest.
Verlängert sich eine kostenlose Testphase automatisch, wenn ich nicht kündige?
Das ist anbieterabhängig und muss vor der Anmeldung geprüft werden. Bei manchen Modellen läuft der Zugang nach Ablauf automatisch aus, bei anderen — etwa dem beschriebenen Lexware-Modell mit nachgelagerter Rechnung — wird ohne aktive Kündigung die zuvor gestellte Rechnung fällig.
Quellen und weiterführende Literatur
Lexware (shop.lexware.de) — Herstellerangaben zum 30-tägigen Testrecht, Rechnungsstellung und Kündigungsmodalitäten.
JTL-Software (jtl-software.com) — Herstellerangaben zur kostenlosen, zeitlich unbefristeten Basis-Edition „JTL Start“ und zum Freemium-Modell.
Datenschutzbeauftragter-hamburg.de — Fachartikel zu DSGVO-Anforderungen beim Testen von Software mit personenbezogenen Echtdaten, Zweckbindungsprinzip und Löschpflichten.
Wer die Grundlagen zur Auswahl noch einmal nachlesen will, findet sie im Artikel WaWi-Software für Kleinunternehmen: Worauf es bei der Auswahl ankommt. Fachbegriffe rund um Testphasen, Lizenzmodelle und Schnittstellen sind im WaWi-Glossar erklärt, einen Überblick über getestete Anbieter liefert das Anbieter-Verzeichnis. Weitere Praxis-Artikel zum Thema Auswahl und Einführung stehen in der Kategorie Ratgeber & Praxis.
