Wer ein neues ERP-System auswählt, bekommt von jedem Anbieter eine überzeugende Demo, ein passendes Angebot und Zusagen zu Funktionsumfang und Umsetzungsdauer. Referenzkunden sind der einzige Prüfpunkt im Auswahlprozess, an dem sich diese Zusagen an der Praxis eines vergleichbaren Unternehmens messen lassen. In der Praxis werden für einen Anbieter drei bis fünf Referenzen empfohlen, aus der eigenen Branche, mit ähnlicher Unternehmensgröße und seit mindestens zwölf Monaten produktiv im System – erst danach lassen sich Aussagen zu Projektdauer, Softwarequalität und Support realistisch einordnen.
Warum Referenzprüfungen bei der ERP-Auswahl zählen
Eine ERP-Einführung ist ein IT-Großprojekt – mit allen Risiken, die IT-Großprojekte grundsätzlich mit sich bringen. Eine Untersuchung von McKinsey und der University of Oxford zu mehr als 5.400 IT-Projekten kommt zu dem Ergebnis, dass große IT-Projekte im Schnitt 45 Prozent über dem Budget und 7 Prozent über der Zeitplanung liegen und dabei 56 Prozent weniger Wert liefern als geplant. Besonders relevant für die Anbieterauswahl: 17 Prozent der untersuchten Projekte laufen so schlecht, dass sie nach Einschätzung der Studie die Existenz des Unternehmens gefährden können, teils mit Budgetüberschreitungen von mehr als 200 Prozent. Referenzprüfungen sind einer der wenigen Schritte im Auswahlprozess, mit denen sich solche Ausreißer vorab erkennen lassen, weil sie zeigen, wie ein Anbieter ein Projekt tatsächlich durchgezogen hat – nicht, wie er es im Vertriebsgespräch darstellt.
Wie viele Referenzen sinnvoll sind – und welche Kriterien zählen
Für eine belastbare Einschätzung gelten in der Beratungspraxis folgende Anhaltspunkte:
- Drei bis fünf Referenzen pro in die engere Wahl gekommenem Anbieter, nicht nur eine einzelne Vorzeigereferenz.
- Unternehmen aus der eigenen Branche oder mit vergleichbarer Prozess- und Produktstruktur.
- Ähnliche Unternehmensgröße, damit Aussagen zu Aufwand und Kosten übertragbar sind.
- Mindestens zwölf Monate produktiver Betrieb, damit auch Erfahrungen nach der Einführungsphase einfließen – etwa zu Rollout-Problemen, die erst im Alltag sichtbar werden.
Ein kurzer Realitäts-Check lohnt sich zusätzlich: Wird der gesamte Auswahlprozess unter drei Monate komprimiert, sind es in der Praxis meist zuerst die Referenzprüfungen, die gestrichen werden – genau dort, wo sich Anbieterversprechen und tatsächliche Projekterfahrung am ehesten unterscheiden. Wer wissen möchte, wie ein realistischer Zeitrahmen für Testphase und Proof of Concept aussieht, findet dazu im verlinkten Artikel weitere Anhaltspunkte.
Was Sie im Referenzgespräch konkret fragen sollten
Ein Referenzgespräch bringt nur dann etwas, wenn es über allgemeine Zufriedenheitsfragen hinausgeht. Sinnvolle Themenblöcke:
- Vergleichbarkeit: Firmengröße, IT-Organisation, Branche und Kundenbasis des Referenzunternehmens.
- Systemstand: Implementierungsdauer, aktuelle Release-Version, genutzte Module, Anzahl aktiver Nutzer.
- Projektverlauf: Wie lange dauerte das Implementierungsprojekt tatsächlich im Vergleich zur ursprünglichen Planung, wie war die Beratungsqualität, wie stark musste Customizing nachträglich angepasst werden?
- Alltagstauglichkeit: Wie war die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden, wie verhält sich das System bei umfangreichen Batchprozessen?
- Support: Erreichbarkeit der Hotline, Ticketsystem, Dokumentationsqualität, aktive Anwendergemeinschaft.
Wer diese Punkte bei mehreren Referenzen desselben Anbieters abfragt, erkennt schnell, ob positive Aussagen einzelfallbedingt sind oder sich ein Muster zeigt.
Warum Referenzen allein nicht reichen
Referenzgespräche ersetzen keinen eigenen Test. Eine Deloitte-Erhebung unter Kunden im Bereich Core-Financial-ERP kommt zu dem Ergebnis, dass 85 Prozent der Befragten beim direkten Fähigkeitsvergleich führender ERP-Plattformen nur geringfügige Unterschiede feststellten. Anders formuliert: Auf dem Papier und in Referenzgesprächen wirken viele Systeme ähnlich leistungsfähig – die tatsächlichen Unterschiede zeigen sich oft erst im eigenen Datenmodell, in den eigenen Prozessen und bei der eigenen Datenmigration. Referenzprüfung und ein eigener Testlauf mit echten Daten ergänzen sich deshalb, sie ersetzen sich nicht gegenseitig. Auch ein sauber ausgearbeitetes Lastenheft und Pflichtenheft hilft, Referenzgespräche gezielter zu führen, weil die eigenen Anforderungen dann klar formuliert sind, bevor man sie mit der Erfahrung anderer abgleicht.
Wie sich Unternehmen in Deutschland heute informieren
Referenzgespräche sind nur ein Baustein im Informationsverhalten vor einer Softwareentscheidung. Laut einer Erhebung von OMR und Appinio zum Softwarekauf in Deutschland ziehen 39 Prozent der Softwareentscheider zunächst die eigene IT-Abteilung zurate, bevor sie sich extern informieren. Zugleich nutzen bereits 38 Prozent der 25- bis 44-Jährigen Vergleichsplattformen wie Bewertungsportale, um sich vorab über Software zu informieren. Referenzkunden, interne IT-Einschätzung und Bewertungsplattformen ergänzen sich damit zunehmend zu einem mehrstufigen Informationsprozess, bevor überhaupt der erste Anbieterkontakt stattfindet.
Das Wichtigste in Kürze
- Drei bis fünf Referenzen pro Anbieter, aus vergleichbarer Branche und Unternehmensgröße, seit mindestens zwölf Monaten produktiv.
- Wird der Auswahlprozess auf unter drei Monate verkürzt, fällt die Referenzprüfung in der Praxis meist zuerst weg.
- Konkrete Fragen zu Projektdauer, Customizing-Aufwand, Mitarbeiterakzeptanz und Support liefern mehr als allgemeine Zufriedenheitsaussagen.
- 85 Prozent der Kunden sehen laut Deloitte beim reinen Fähigkeitsvergleich führender ERP-Systeme nur geringe Unterschiede – Referenzen und ein eigener Test gehören deshalb zusammen.
- 17 Prozent großer IT-Projekte laufen laut McKinsey/Oxford so schlecht, dass sie die Existenz des Unternehmens gefährden können – ein Grund, Referenzprüfungen nicht aus Zeitdruck zu streichen.
Häufige Fragen
Wie viele Referenzen sollte ich pro ERP-Anbieter einholen?
In der Beratungspraxis werden drei bis fünf Referenzen pro Anbieter empfohlen, damit sich einzelne, besonders positive oder negative Erfahrungen nicht überproportional auf die Bewertung auswirken.
Reicht ein Telefonat mit der Referenz aus, oder sollte ich vor Ort besuchen?
Öffentlich belegbare Kennzahlen dazu, wie stark sich Telefoninterview und Vor-Ort-Besuch in der Ergebnisqualität unterscheiden, liegen nicht vor – keine Angabe. In der Praxis gilt ein persönlicher Besuch als aufschlussreicher, weil sich dabei auch Systemnutzung und Arbeitsalltag beobachten lassen, ein strukturiertes Telefonat mit den oben genannten Themenblöcken liefert aber ebenfalls verwertbare Aussagen.
Was mache ich, wenn ein Anbieter keine passenden Referenzen aus meiner Branche nennen kann?
Das ist ein Signal, genauer hinzuschauen, aber kein automatisches Ausschlusskriterium – insbesondere bei neueren Anbietern oder Nischenlösungen. In diesem Fall lohnt es sich, stärker auf Referenzen mit vergleichbarer Prozessstruktur statt gleicher Branche zu achten und zusätzlich einen eigenen Test einzuplanen.
Sollte ich mich bei der Anbieterauswahl auf Referenzen oder auf Bewertungsportale verlassen?
Beides ergänzt sich eher, als dass es sich ersetzt. Bewertungsportale liefern eine breite, aber oft oberflächliche Einschätzung vieler Nutzer, während direkte Referenzgespräche gezielte Nachfragen zu Projektverlauf und Support ermöglichen.
Wann im Auswahlprozess sollte ich Referenzen einholen?
Sinnvollerweise erst, wenn die Anbieterliste auf eine überschaubare Zahl an Finalisten eingegrenzt ist – Referenzgespräche mit einer zweistelligen Zahl an Kandidaten sind zeitlich kaum zu leisten und liefern wenig zusätzlichen Erkenntnisgewinn.
Referenzprüfungen wirken im Auswahlprozess oft wie der Schritt, der sich am ehesten kürzen lässt, wenn die Zeit knapp wird. Aus meiner Sicht ist das genau der falsche Ort zum Sparen: Ein zusätzliches Referenzgespräch kostet einen Nachmittag, eine ERP-Einführung, die an unrealistischen Anbieterversprechen scheitert, kostet Monate. Wer ohnehin schon ein Lastenheft geschrieben und eine Testphase eingeplant hat, sollte die Referenzprüfung als dritten, gleichwertigen Baustein behandeln – nicht als optionales Extra am Ende.
