Kurz gesagt: Wer das Kassensystem wechselt, muss die neue Kasse und die alte Kasse jeweils innerhalb eines Monats über ELSTER ans Finanzamt melden, die Daten der alten Kasse samt TSE vorher vollständig exportieren und sie bis zu zehn Jahre lesbar aufbewahren. Der eigentliche Aufwand steckt aber woanders: in der Anbindung an die Warenwirtschaft. Artikelnummern, Warengruppen, Steuerschlüssel und der Import der Tagesabschlüsse müssen am Stichtag stimmen, sonst passen Bestand und Buchhaltung ab dem ersten Verkaufstag nicht mehr zusammen.
Das Wichtigste in Kürze
- Meldepflicht nach § 146a Abs. 4 AO: Anschaffung der neuen und Außerbetriebnahme der alten Kasse jeweils binnen eines Monats, pro Betriebsstätte immer mit allen Kassen in einer Mitteilung.
- Vor dem Abschalten: DSFinV-K-Export und TSE-Export (TAR-Dateien) ziehen, auf Lesbarkeit prüfen und revisionssicher ablegen.
- Aufbewahrung: Kassendaten planen Sie mit zehn Jahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die letzte Buchung liegt.
- Neu seit Oktober 2026: Das BZSt hat die DSFinV-K 3.0 veröffentlicht, Pflicht für Aufzeichnungen ab 2029. Eine heute gekaufte Kasse sollte das vertraglich zusagen.
- Die Schnittstelle zur Warenwirtschaft testen Sie mit echten Tagesabschlüssen, bevor die alte Kasse vom Netz geht.
Welche Meldung wann fällig ist
Seit dem 1. Januar 2025 läuft das elektronische Mitteilungsverfahren für Kassen. Das BMF hat es mit Schreiben vom 28. Juni 2024 (GZ IV D 2 – S 0316-a/19/10011 :009) gestartet. Für Kassen, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, war der 31. Juli 2025 der Stichtag. Alles, was seitdem neu dazukommt oder abgeschaltet wird, melden Sie laufend: Laut § 146a Abs. 4 AO ist die Mitteilung „innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme“ zu erstatten.
Gemeldet werden acht Angaben: Name, Steuernummer, Art der TSE, Art des Aufzeichnungssystems, Anzahl, Seriennummer, Anschaffungsdatum und Datum der Außerbetriebnahme. Der Weg führt über Mein ELSTER (Formular oder XML-Upload) oder über die ERiC-Schnittstelle Ihrer Kassen- bzw. Buchhaltungssoftware. Gemietete oder geleaste Kassen gelten dabei als angeschafft.
Zwei Details aus dem BMF-Schreiben sorgen in der Praxis für Rückfragen vom Finanzamt:
- Bruttomethode: Jede Mitteilung enthält immer alle Kassen der Betriebsstätte, nicht nur die geänderte. Wer bei drei Kassen eine tauscht, meldet alle drei erneut.
- Reihenfolge: Die Außerbetriebnahme einer Kasse lässt sich nur melden, wenn deren Anschaffung vorher gemeldet wurde. Fehlt die Altmeldung von 2025, holen Sie sie zuerst nach.
Auch ein gestohlenes oder zerstörtes Gerät gilt als außer Betrieb genommen (AEAO zu § 146a, Nr. 1.16.1.2). Der Wechsel nach einem Wasserschaden löst also dieselben Pflichten aus wie ein geplanter Umstieg.
Rechenbeispiel: ein Wechsel zum 1. Februar 2027
Ein Fachhändler mit einer Filiale und zwei Kassen stellt auf ein neues System um. Die neuen Geräte werden am Freitag, 15. Januar 2027, geliefert und eingerichtet. Am Sonntag, 31. Januar, macht er den letzten Tagesabschluss auf den alten Kassen und schaltet sie ab. Ab Montag, 1. Februar, kassiert er nur noch mit dem neuen System.
| Ereignis | Datum | Meldefrist |
|---|---|---|
| Anschaffung neue Kassen | 15.01.2027 | 15.02.2027 (Montag) |
| Außerbetriebnahme alte Kassen | 31.01.2027 | rechnerisch 28.02.2027, ein Sonntag, daher 01.03.2027 (§ 108 Abs. 3 AO) |
| Letzte Buchung im Altsystem | 31.01.2027 | Aufbewahrung beginnt mit Ablauf des 31.12.2027 |
| Ende der Aufbewahrung Altdaten | bis 31.12.2037 | bei zehnjähriger Frist nach § 147 Abs. 3 AO |
Der praktische Trick steckt in der Bruttomethode: Weil jede Mitteilung ohnehin alle Kassen der Filiale enthält, reicht eine einzige Meldung zwischen dem 1. und dem 15. Februar. Darin stehen die beiden neuen Kassen mit Anschaffungsdatum und die beiden alten mit Datum der Außerbetriebnahme. Wer dagegen vor dem 31. Januar meldet, muss im Februar ein zweites Mal ran.
Bevor die alte Kasse vom Netz geht: der Export
Hier passieren die teuren Fehler. Die alte Kasse wandert an den Händler zurück oder in den Elektroschrott, und mit ihr die einzige vollständige Kopie der Einzelaufzeichnungen. Bei einer Kassen-Nachschau oder Betriebsprüfung fehlen dann Daten, die Sie nicht mehr erzeugen können.
Der Anwendungserlass zu § 146a AO (BMF, 30. Juni 2023) regelt, wie die Daten aus der TSE in ein Archiv dürfen: Die Überführung in ein Aufbewahrungssystem ist zulässig, der Export erfolgt in TAR-Archiven, und zur Erhaltung der Verkettung müssen die Log-Nachrichten aller Absicherungsschritte vollständig archiviert werden (Nr. 1.15.2 und 1.12.2.10). Erst danach dürfen die Daten auf der TSE gelöscht werden. Das Archiv muss die Daten später wieder im DSFinV-Format ausgeben können (Nr. 1.15.3), und eine Verdichtung ist für die gesamte Aufbewahrungsdauer unzulässig, wenn die Lesbarkeit darunter leidet (Nr. 1.15.4). § 3 Abs. 3 KassenSichV verlangt dasselbe für jedes externe Aufbewahrungssystem: Verkettung und Schnittstelle müssen erhalten bleiben.
Für den Stichtag heißt das konkret:
- Letzten Tagesabschluss (Z-Bon) auf allen Altkassen erstellen.
- DSFinV-K-Export für den gesamten Zeitraum seit Inbetriebnahme ziehen, nicht nur für das laufende Jahr.
- TSE-Export (TAR) je TSE ziehen und die Seriennummer der TSE im Dateinamen festhalten.
- Stichprobe: Den Export mit dem Prüftool Ihres Steuerberaters oder einem Viewer öffnen. Ein Export, den niemand lesen kann, ist kein Export.
- Exporte an zwei Orten ablegen (z. B. DMS und verschlüsselte Kopie beim Steuerberater) und ein kurzes Übergabeprotokoll schreiben: wer, wann, welche Kassen, welche Zeiträume.
- Erst dann Gerät zurückgeben oder Cloud-Konto kündigen.
Bei Cloud-Kassen ist Punkt 6 der kritische. Manche Anbieter löschen Mandantendaten schon kurz nach Vertragsende. Lesen Sie vor der Kündigung nach, wie lange der Export noch möglich ist, und ziehen Sie ihn vor dem Kündigungsdatum. Mehr zu den Rechten beim Anbieterwechsel steht im Beitrag zum EU Data Act und Vendor-Lock-in.
Wie lange Sie die Kassendaten aufbewahren
Seit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV gilt nach § 147 Abs. 3 AO für Buchungsbelege eine Frist von acht Jahren, für Bücher und Aufzeichnungen bleibt es bei zehn. Ob einzelne Kassendaten als Beleg oder als Aufzeichnung zählen, wird in der Praxis unterschiedlich gesehen. Meine klare Empfehlung: Planen Sie für Einzelaufzeichnungen, TSE-Exporte und Z-Bons pauschal zehn Jahre. Die zwei Jahre Speicherplatz kosten fast nichts, eine Lücke bei der Prüfung kostet Schätzungszuschläge.
Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres der letzten Aufzeichnung. Wie Sie das Altsystem selbst abschalten und ab wann ein Datenträger statt eines lauffähigen Systems reicht, erklärt der Artikel Altsystem nach dem ERP-Wechsel abschalten. Für Kassen gilt die gute Nachricht: Wenn Ihr Archiv die Daten wieder im DSFinV-K-Format ausgeben kann, brauchen Sie die alte Kassenhardware nicht aufzuheben.
Die Warenwirtschaft am Stichtag umstellen
Steuerlich ist der Kassenwechsel nach zwei Meldungen und einem Export erledigt. Betrieblich fängt die Arbeit erst an, denn die Kasse ist meist nur das vordere Ende der Warenwirtschaft. Wie die Kassensystem-ERP-Schnittstelle grundsätzlich funktioniert, haben wir separat beschrieben. Beim Wechsel prüfen Sie vor allem diese Punkte:
| Bereich | Was schiefgeht | So vermeiden Sie es |
|---|---|---|
| Artikelstamm | Neue Kasse vergibt eigene Artikelnummern, Verkäufe landen im ERP auf „unbekannter Artikel“ | Artikelnummer bzw. EAN aus dem ERP als führenden Schlüssel übernehmen, Kasse liest nur |
| Steuersätze | Steuerschlüssel der Kasse passen nicht zu den Konten im ERP | Mapping-Tabelle 19 %, 7 %, 0 % je Warengruppe vor dem Go-live abnehmen |
| Tagesabschluss | Z-Bon-Import doppelt oder gar nicht, Bestand läuft weg | Drei echte Testtage im Parallelbetrieb importieren und mit dem Kassenbericht abgleichen |
| Buchhaltung | Kassenbuch und FiBu weichen ab, weil Zahlarten anders aufgeteilt werden | Zahlarten (bar, EC, Kreditkarte, Gutschein) auf dieselben Konten mappen wie bisher, siehe FiBu-Schnittstelle und DATEV-Schnittstelle |
| Gutscheine | Verkaufte, noch offene Gutscheine sind im neuen System unbekannt | Liste aller offenen Gutscheine mit Restwert exportieren und als Anfangsbestand anlegen |
| Bestand | Abweichung, weil am Stichtag noch Verkäufe auf der Altkasse liefen | Stichtag auf Geschäftsschluss legen, danach Bestandsabgleich oder Inventur der Schnelldreher |
Einen kurzen Parallelbetrieb können Sie fahren, solange beide Systeme mit TSE laufen und beide gemeldet sind. Das kostet etwas Disziplin an der Theke, zeigt aber vor dem endgültigen Umstieg, ob die Tagesabschlüsse sauber im ERP ankommen. Ein Monats- oder Quartalsanfang als Stichtag erleichtert den Abgleich mit der Buchhaltung, weil die alte Kasse dann einen vollständigen Zeitraum abdeckt.
DSFinV-K 3.0: Was beim Kauf der neuen Kasse zählt
Das Bundeszentralamt für Steuern hat die DSFinV-K in Version 3.0 mit Stand Oktober 2026 veröffentlicht. Sie ist für Aufzeichnungen nach dem 31. Dezember 2028 anzuwenden, freiwillig schon ab 2028. Bis dahin reicht die Version 2.3 bzw. 2.4.
Für Ihren Wechsel heißt das: Eine Kasse, die Sie Anfang 2027 kaufen, muss in ihrer Nutzungszeit auf das neue Exportformat umgestellt werden. Lassen Sie sich im Angebot schriftlich bestätigen, dass das Update auf DSFinV-K 3.0 rechtzeitig vor 2029 und ohne Aufpreis im Wartungsvertrag enthalten ist. Fragt man erst 2028, ist die Verhandlungsposition schlechter. Bei Kassen, die Sie über einen ERP-Anbieter aus unserem Anbieter-Verzeichnis beziehen, gehört die Frage in dieselbe Liste wie die Release-Planung der Schnittstelle.
Was ein Fehler kosten kann
Wer eine Kasse ohne TSE oder nicht richtig verwendet, handelt nach § 379 Abs. 1 Nr. 4 und 5 AO ordnungswidrig, sofern dadurch eine Steuerverkürzung möglich wird. Nach § 379 Abs. 6 AO sind dafür bis zu 25.000 Euro Bußgeld möglich. Beim Wechsel ist dieses Risiko real in zwei Situationen: wenn die neue Kasse ein paar Tage ohne aktivierte TSE läuft, weil die Einrichtung hakt, und wenn die Altdaten nach dem Abschalten unvollständig sind. Schwerer als das Bußgeld wiegt oft die Hinzuschätzung: Sind die Kassenaufzeichnungen nicht ordnungsgemäß, darf das Finanzamt die Umsätze nach § 162 AO schätzen.
Typische Fehler beim Kassenwechsel
- Nur die neue Kasse gemeldet. Die Außerbetriebnahme der alten fehlt, im ELSTER-Bestand laufen dann vier statt zwei Kassen.
- Export nur für das laufende Jahr. Die Betriebsprüfung fragt nach allen noch offenen Jahren.
- Hardware vor dem Export zurückgegeben. Bei Leasingrückgaben werden Geräte häufig zurückgesetzt, die TSE-Daten sind dann weg.
- Neue Artikelnummern in der Kasse. Danach stimmen Bestand, Nachbestellung und Auswertung nicht mehr, bis jemand die Zuordnung händisch repariert.
- Go-live am Monatsende mitten im Geschäft. Der Abgleich zwischen Kassenbuch und FiBu wird dann zur Detektivarbeit.
Für wen sich ein Wechsel gerade nicht lohnt
Läuft Ihre Kasse stabil, ist der Hersteller noch im Markt und hat er die DSFinV-K 3.0 bereits angekündigt, gibt es 2026 keinen steuerlichen Grund zu wechseln. Ein Umstieg nur wegen einer schöneren Oberfläche bindet Wochen an Projektarbeit in der Schnittstelle. Anders sieht es aus, wenn der Anbieter keine Aussage zu Version 3.0 macht, die TSE-Zertifikate auslaufen oder die Kasse keine saubere Anbindung an Ihre Warenwirtschaft bietet. Dann lohnt es sich, den Wechsel bewusst auf einen ruhigen Monatsanfang 2027 zu legen statt unter Zeitdruck Ende 2028. Für Händler gibt der Beitrag zu ERP im Einzelhandel weitere Anforderungen, für Gastronomen der zu ERP in der Gastronomie.
Checkliste für den Wechsel
- Prüfen, ob die Altkassen 2025 gemeldet wurden, sonst nachholen.
- Stichtag auf Geschäftsschluss vor einem Monatsanfang legen.
- Artikel-, Steuer- und Zahlarten-Mapping mit der Warenwirtschaft abnehmen.
- Drei Tage Parallelbetrieb mit Z-Bon-Import testen.
- Letzter Tagesabschluss, DSFinV-K-Export und TSE-Export, Lesbarkeit prüfen, doppelt ablegen.
- Eine Mitteilung pro Betriebsstätte mit allen Kassen innerhalb eines Monats nach Anschaffung abgeben.
- Offene Gutscheine und Kundenkonten übernehmen.
- DSFinV-K-3.0-Zusage des neuen Anbieters schriftlich ablegen.
- Löschtermin der Altdaten im Kalender notieren (im Beispiel: Anfang 2038).
Häufige Fragen
Muss ich einen reinen TSE-Tausch melden?
Das BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024 regelt den reinen TSE-Tausch bei Kassen nicht ausdrücklich. Da Art und Seriennummer zu den Pflichtangaben gehören, spricht viel dafür, die Mitteilung zu aktualisieren. Klären Sie das im Einzelfall mit Ihrer Kanzlei.
Kann ich alte und neue Kasse in einer Meldung abgeben?
Ja, das ist sogar der Normalfall. Pro Betriebsstätte enthält jede Mitteilung alle Kassen, die neue mit Anschaffungsdatum und die alte mit Datum der Außerbetriebnahme.
Darf ich die Daten auf der alten TSE löschen?
Ja, aber erst nach einem vollständigen Export in ein Aufbewahrungssystem, das die Verkettung erhält (AEAO zu § 146a, Nr. 1.15.2).
Muss ich die alte Kasse zehn Jahre aufheben?
Nein, wenn die Exporte vollständig, lesbar und im DSFinV-K-Format wieder ausgebbar archiviert sind. Die Daten müssen Sie aufheben, nicht das Gerät.
Was passiert, wenn die neue Kasse am ersten Tag ohne TSE läuft?
Ein TSE-Ausfall ist zu dokumentieren, auf dem Beleg erkennbar zu machen und unverzüglich zu beheben (AEAO Nr. 1.14). Planmäßig ohne TSE zu starten ist dagegen kein Ausfall, sondern ein Verstoß.
Meine Einschätzung: Die Meldung ans Finanzamt ist der kleinste Teil eines Kassenwechsels. Wer die Exporte sauber zieht und die Schnittstelle zur Warenwirtschaft mit echten Tagesabschlüssen testet, hat die eigentlichen Risiken im Griff. Und wer 2027 eine neue Kasse kauft, sollte die Zusage zur DSFinV-K 3.0 genauso ernst nehmen wie den Preis.
Quellen (abgerufen am 31.10.2026): § 146a, § 147, § 379 AO und § 3 KassenSichV (gesetze-im-internet.de); BMF-Schreiben vom 28.06.2024, GZ IV D 2 – S 0316-a/19/10011 :009; BMF, Neufassung des Anwendungserlasses zu § 146a AO vom 30.06.2023, GZ IV D 2 – S 0316-a/20/10003 :006 (PDF beim BayLfSt); BZSt, DSFinV-K 3.0, Stand Oktober 2026. Weitere Begriffe im Glossar, mehr Beiträge unter Schnittstellen & Integration. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung.
